Auteur/autrice : Stephane Gantzer

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Communication Psychologie Toastmasters

La pratique délibérée pour s’améliorer en improvisations

Vous voulez devenir un orateur hors pair ? Entraînez-vous en suivant les conseils d’un psy qui transforme n’importe qui en champion des échecs ou de Toastmasters

Vous avez envie de devenir un meilleur orateur, de captiver votre auditoire, de convaincre avec vos arguments ? Vous savez que pour y arriver, il faut s’entraîner, mais vous ne savez pas comment vous y prendre ? Aujourd’hui, je vais vous parler de la pratique délibérée, une méthode scientifique pour acquérir et améliorer n’importe quelle compétence. Je vais aussi vous montrer comment vous pourrez appliquer ces principes aux improvisations Toastmasters. Ces exercices de prise de parole mettent à l’épreuve votre réactivité, votre créativité et votre éloquence.

Qu’est-ce que la pratique délibérée ?

La pratique délibérée est un concept développé par le psychologue Anders Ericsson. Il est considéré comme le père de la science de l’expertise. Selon lui, la pratique délibérée permet d’atteindre l’excellence, que ce soit en musique, dans les échecs, ou l’art oratoire.

La pratique délibérée se distingue de la simple pratique par plusieurs caractéristiques :

  • Elle se fixe un objectif spécifique et mesurable, qui correspond au niveau de performance souhaité.
  • Elle implique de se confronter à des défis qui dépassent ses capacités actuelles.
  • Elle a besoin d’un retour immédiat et constructif, pour identifier ses erreurs et ses points à améliorer.
  • Elle se focalise sur le processus plutôt que sur le résultat. Elle cherche à comprendre les principes sous-jacents à la compétence visée.
  • Elle repose sur la répétition et la révision régulières, pour consolider les acquis et renforcer la mémoire.
  • Elle s’inspire des meilleurs, en se comparant aux experts du domaine et en s’appropriant leurs méthodes et leurs stratégies.
Comment appliquer la pratique délibérée aux improvisations Toastmasters ?

Les improvisations Toastmasters consistent à répondre à une question inopinée en moins de deux minutes et demie. Les clubs Toastmasters les utilisent pour développer les compétences de communication de leurs membres. Elles sont un excellent terrain d’application pour la pratique délibérée. En effet, elles sollicitent plusieurs domaines de l’art oratoire : la structure, le langage, la voix, le geste…

avoir un objectif et se lancer un defi

Voici comment vous pourriez utiliser les principes précédents de la pratique délibérée pour vous préparer et réussir vos improvisations :

  • Avoir un objectif spécifique et mesurable : avant de vous entraîner aux improvisations, définissez clairement ce que vous souhaitez améliorer. Par exemple, vous pouvez vouloir augmenter la durée de votre prise de parole, réduire votre stress, mieux structurer votre discours ou utiliser un vocabulaire plus riche. Choisissez un objectif qui soit adapté à votre niveau actuel et qui soit quantifiable. Par exemple, vous pouvez mesurer la durée de votre improvisation, le nombre d’hésitations que vous faites ou le nombre d’idées que vous développez.
  • Sortir de sa zone de confort : pour progresser aux improvisations, il faut accepter de se mettre en difficulté. Ne choisissez pas des sujets trop faciles ou trop familiers. Au contraire, exposez-vous à des sujets variés et aléatoires, qui vous obligent à mobiliser vos connaissances générales, votre culture personnelle, votre imagination… Vous pouvez utiliser des applications ou des sites web qui génèrent des sujets de “Table Topics Toastmasters”, ou demander à un ami ou à un membre du club de vous en proposer. Vous trouverez ici une liste de sujets avec tirage aléatoire.
recevoir des retours et comprendre le fonctionnement
  • Obtenir un retour immédiat et constructif : pour savoir si vous avez réussi ou non une improvisation, il faut avoir un retour sur votre performance. Dans les clubs Toastmasters, un évaluateur donne un retour aux participants à la séance d’improvisations. Quand vous vous entraîner en solo, le mieux est de vous filmer ou de vous enregistrer, pour pouvoir analyser ensuite votre discours, votre voix, votre langage corporel… Vous pouvez aussi demander l’avis d’un mentor ou d’un pair expérimenté, qui saura vous donner des conseils personnalisés et des pistes d’amélioration.
  • Se concentrer sur le processus plutôt que sur le résultat : pour maîtriser les improvisations, il faut comprendre comment elles fonctionnent, quels sont les éléments qui les composent et comment les articuler. Il faut aussi être conscient de ses forces et de ses faiblesses, de ses stratégies et de ses réflexes. Au lieu de se focaliser sur le fait de donner une bonne ou une mauvaise réponse, il faut se concentrer sur le fait de développer sa capacité à argumenter, à convaincre ou à faire rire. Il faut aussi apprendre de ses erreurs et de ses succès, en identifiant ce qui a marché ou pas, et comment s’améliorer.
répéter et apprendre des meilleurs
  • Répéter régulièrement : pour ancrer les improvisations dans sa mémoire et dans son répertoire, il faut les pratiquer fréquemment, au moins une fois par semaine, voire tous les jours si possible. Il faut aussi réviser les sujets que l’on a déjà traités, pour renforcer les connaissances acquises et éviter l’oubli. Vous pouvez par exemple relire vos notes, réécouter vos enregistrements ou refaire les mêmes sujets avec des variantes.
  • Chercher à se comparer aux meilleurs improvisateurs: observez comment ils répondent aux sujets, comment ils structurent leur discours, comment ils utilisent leur voix, leur regard, leur geste… Essayez de comprendre ce qui fait leur force, leur originalité, leur impact. Vous pouvez regarder des vidéos de “Table Topics Toastmasters” sur YouTube, ou assister à des concours interclubs.
pour aller plus loin

Les improvisations Toastmasters sont un excellent moyen de développer votre art oratoire. Mais pour en tirer le meilleur parti, il faut les pratiquer avec méthode et rigueur. La pratique délibérée est une approche scientifique qui vous permettra d’atteindre un niveau d’excellence dans cette compétence. En appliquant les principes de la pratique délibérée, vous verrez votre aisance verbale, votre confiance en vous et votre impact sur votre auditoire augmenter considérablement.

Vous voulez rencontrer des improvisateurs expérimentés et participer à une séance d’improvisations lors d’une prochaine réunion ? C’est par ici.

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Comment créer un nouveau club Toastmasters en s’appuyant sur un club de référence

Appuyer un nouveau club Toastmasters sur un club existant lui permet d’accéder à des ressources et d’accélération son développement

L’épidémie de Covid a fait chuter le nombre de Toastmasters dans le monde. Ainsi, l’Ile-de-France a perdu plus de 30% de ses membres entre 2019 et 2023. Heureusement, certains clubs ont surmonté cette crise en conservant un nombre important d’adhérents. Tel est le cas de l’Etincelle et de SCINTILLE! Ils cumulaient à eux deux 78 membres en 2023, plus de 50% qu’en 2019.

De nombreux visiteurs continuent de faire la queue pour assister aux réunions de ces clubs. Ils créent ainsi une opportunité de former de nouveaux clubs. Dans ce contexte, quels enseignements pourrions-nous déduire de de la création de SCINTILLE ?

les défis d’un nouveau club

Plusieurs clubs créés récemment ont disparu après seulement quelques mois d’existence, comme la plupart des clubs d’entreprise (Oracle, Schlumberger entre autres) et le club de Brest. Il est en effet très difficile de créer un club ex-nihilo, sans bénéficier du soutien d’un club existant.

Un club naissant doit relever deux défis. Tout d’abord, il doit attirer des invités alors qu’il est encore balbutiant. Peu visible sur le web, il n’a pas la réputation pour alimenter le bouche à oreille. De plus, les fondateurs affrontent une charge de travail considérable : animer des réunions, recruter de nouveaux membres, gérer les aspects administratifs et financiers, jusqu’à ce que le club ait suffisamment de membres expérimentés pour prendre le relais.

s’appuyer sur un club de reference

S’appuyer sur un club de référence, comme ce fut le cas pour SCINTILLE! avec Etincelle, présente plusieurs avantages. Le club en création accède au flux d’invités du club de référence, qui peuvent ainsi choisir le club correspondant à leurs préférences (horaires, lieu, ambiance…). En même temps, les membres expérimentés du club de référence servent de coachs aux nouveaux membres. Leur expérience les aide à remplir les rôles les plus complexes d’une séance (animateur, évaluateur général). Cela rend les réunions plus intéressantes et dynamiques.

Pour leur part, les membres du club de référence peuvent bénéficier des séances du nouveau club, pour progresser plus vite dans leurs parcours éducatifs et muscler leurs compétences de leadership. Enfin, les deux clubs mutualisent certains coûts, comme les frais bancaires ou l’achat de matériel (caméra pour filmer, projecteur,…).

Bénéficier de ces avantages impose quelques prérequis. Tout d’abord, le site du club de référence doit être bien visible sur le web, afin d’attirer le maximum d’invités. En particulier, il doit être clair, attrayant et à jour. Il doit également mentionner l’existence du nouveau club et les modalités pour y assister. Ensuite, les membres et le bureau du club de référence doivent explicitement accorder leur soutien au nouveau club. Ils doivent comprendre les bénéfices du projet pour eux-mêmes, afin de consentir à verser les 125 USD nécessaires à la création du nouveau club et fermer temporairement les inscriptions pour donner la priorité au nouveau club. Prononcer un discours de présentation du projet ou organiser un concours pour trouver un nom au nouveau club sont des façons d’entraîner cette adhésion.

Avoir une équipe de création solide

L’un des derniers clubs créés au sein de la division A, celui de Brest, a disparu un an après sa création. Entre autres raisons, son (unique) fondateur avait quitté le club au lendemain de son inauguration. Pour éviter cela, il est indispensable qu’un minimum de trois membres expérimentés issus du club de référence forme l’équipe de création du nouveau club. Ces membres assurent les rôles clés de président, vice-président formation et vice-président relations publiques.

Avec une telle équipe, il est possible de répartir la charge de travail entre les fondateurs et d’éviter l’épuisement. A mesure que les nouveaux membres adhèrent, certains, particulièrement motivés, rejoindront le bureau, favorisant ainsi la transmission des savoir-faire et la cohésion du groupe.

Les fondateurs bénéficient, de leur côté, d’une opportunité d’obtenir les crédits de sponsoring de club nécessaires au titre de DTM.

Créer la même expérience que dans un club mature

Pour fidéliser les membres du nouveau club, plusieurs initiatives concourent à leur faire vivre la même expérience que dans un club mature.

Lors de la création de SCINTILLE !, les nouveaux membres disposaient d’un document leur permettant d’effectuer tous les projets du niveau 1 de Pathways alors qu’ils n’avaient pas encore accès à Base Camp, la plateforme éducative de Toastmasters. Une fois le club eût été officiellement créé, le bureau du club les assista pour transférer leurs projets dans Base Camp. Ils pouvaient ainsi poursuivre leur parcours sans perdre le bénéfice de leur travail préalable.

De même, les membres du club de référence tenaient les rôles seniors d’une réunion (animateur, évaluateur général, chronométreur…). Progressivement ils laissaient la main aux membres du nouveau club, en les coachant et en les évaluant.

De fait, les nouveaux Toastmasters avaient le sentiment d’appartenir à un club à part entière. Ils acceptaient alors plus facilement de payer une cotisation du même montant que dans le club de référence.

Assurer la pérennité du nouveau club

Une fois que le nouveau club a atteint le nombre minimum de 20 membres pour être officialisé, il faut veiller à en assurer la pérennité. Il doit acquérir progressivement une identité propre, en choisissant une nouvelle salle, une nouvelle identité, une nouvelle devise, etc. Il doit aussi constituer une nouvelle association, avec ses propres statuts, son propre règlement intérieur, son propre compte bancaire, etc.

Disposer d’un site web indépendant, avec un nom de domaine en propre, permet de présenter le nouveau club et ses spécificités.

Pour assurer la viabilité du nouveau club, les adhérents doivent acquérir de l’expérience et renouveler leur adhésion. De la sorte ils pourront à leur tour tenir tous les rôles d’une réunion et coacher les nouveaux arrivants. Pour cela, il faut des réunions variées, des événements conviviaux et des formations complémentaires.

pour aller plus loin

Fonder un nouveau club Toastmasters est une expérience enrichissante et gratifiante. Elle permet aux membres motivés de développer leurs compétences de leadership et de progresser vers le titre de DTM.

SCINTILLE! est un exemple réussi de création d’un nouveau club en s’appuyant sur un club de référence, l’Etincelle en l’occurrence. Si vous voulez en savoir plus sur ces deux clubs dynamiques et innovants, venez assister à l’une de leurs prochaines réunions. C’est ici.

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SCINTILLE! vs. Sars-Cov2 : 1 – 0

A peine sorti des grèves, le nouveau club a subi de plein fouet l’épidémie de COVID. Ce qui ne l’a pas empêché de devenir un club Toastmasters à part entière

A la fin de l’article sur la création du club SCINTILLE !, il était en plein mouvement contre la réforme des retraites. Comment a-t-il navigué au milieu de ces remous ?

Rebond et accélération

Malgré les grèves, les réunions de SCINTILLE ! ont perduré. A la mi-janvier, la fin du mouvement social a ramené membres et invités aux réunions. En particulier, la petite salle du Centre des Deux Moulins se souviendra longtemps des soirées survoltées. Elles culminèrent avec l’intronisation – la cérémonie d’accueil des nouveaux membres – de 7 membres au cours de la même réunion !

Les inscriptions s’enchaînent alors à un rythme endiablé permettant d’atteindre 29 membres au début du mois de mars. En parallèle, 9 volontaires ont formé le bureau du club. Armé de ses membres et de son bureau, le club est donc assuré de recevoir le feu vert de Toastmasters pour devenir un club à part entière. Mission accomplie avec plus de 3 mois d’avance sur le plan initial.

Néanmoins, le bureau décide de repousser l’accréditation Toastmasters et d’économiser ainsi trois mois de redevance à Toastmasters International. Cela ne pénalise pas les nouveaux membres puisque l’immense majorité n’a pas encore fini le manuel qui leur a été remis à l’inscription.

rechute et entrée dans le monde virtuel de Zoom

Il était plus que temps ! Le 19 mars, le gouvernement français décide de confiner le pays pour enrayer l’épidémie de COVID. Les réunions physiques sont interdites. Grâce à Zoom, elles continuent virtuellement. Cependant, le bureau suspend l’inscription de nouveaux membres tant que les réunions physiques n’ont pas repris. Car l’expérience des réunions physiques et des contraintes de déplacement qu’elles entraînent, est essentielle pour une adhésion éclairée.

Les réunions virtuelles ont maintenu la cohésion du groupe, menacée par l’isolement forcé. D’autres avantages ont presque compensé la moindre convivialité du virtuel par rapport au présentiel. Temps de déplacement gagné, frais de salles réduits à zéro, enregistrement des prises de paroles pour les orateurs qui souhaitaient analyser leurs prestations a posteriori, vote électronique facile, et retour des auditeurs grâce à l’outil de messagerie instantanée. Même le chronométreur a su exploiter les fonds d’écran colorés dans certaines séances.

Et, cerise sur le gâteau, le club a reçu la visite de Laetitia, la jeune Belge vice-championne, cette année-là, du Grand Oral de France Télévisions. Malgré une légère baisse de l’assiduité, compréhensible à la fin du confinement, la solide base de membres engrangés auparavant a permis l’accréditation du club, en juin comme prévu.

Épilogue : Et maintenant ?

Les réunions physiques ont repris le mois suivant à la faveur des beaux jours, en plein air, au cœur du bois de Vincennes. Tout le monde était heureux de se retrouver après de longues semaines d’isolement. Nous nous sommes alors fixé l’objectif de reprendre les séances en salle dès la rentrée de septembre.

Le défi principal du club en cette nouvelle année sera de constituer un groupe fort et autonome. Pour cela, il s’attachera à poursuivre le partenariat avec l’Étincelle qui lui a permis de bénéficier de l’expérience de ce club. Il lui faudra aussi acquérir sa propre identité. En cela, la création d’un site Internet en propre lui permettra, à terme, de gérer lui-même son flux d’invités, tandis que la constitution d’une association autorisera la séparation des trésoreries.

En conclusion, si la gestation de SCINTILLE ! a connu des hauts et des bas, le bébé est en pleine forme. En tout cas, les efforts doivent se poursuivre pour que ce club tienne toute sa place au sein de la constellation Toastmasters. En attendant, nous vous invitons à nous rendre visite prochainement ! C’est ici.

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De quel orateur Trump est-il le nom ?

Les observateurs raillent souvent le style de communication de Donald Trump. Ils ont tort

A nouveau Président en 2024 ? Malgré sa défaite après un mandat controversé, Donald Trump s’apprête à une nouvelle campagne présidentielle. Dans ce billet, nous nous intéressons à son style oratoire.

AU-DELÀ DES CLICHES

Les observateurs opposent souvent les styles de Trump et de son prédécesseur, Barack Obama, dans leurs discours en particulier. Souvent, les mêmes stéréotypes reviennent. Trump est un illettré face à un fin rhétoricien comme Obama. Son raisonnement est chaotique contre un argumentaire logique et persuasif. Il est paresseux face à un engagé. Enfin, il privilégie le clash face à un professionnel du storytelling.

Donald Trump n’a certes pas le souffle d’un Martin “J’ai fait un rêve” Luther King, ou d’un Charles “Je vous ai compris” de Gaulle. En conclure qu’il est piètre orateur serait hâtif. Au contraire, sa rhétorique, simple, est très efficace pour communiquer avec son public cible.

ATTEINDRE SON PUBLIC CIBLE

Quel est l’auditoire de Trump ? Son électorat consiste avant tout en partisans issus des classes moyennes inférieures. D’un modeste niveau d’éducation, ils éprouvent un fort ressentiment à l’égard des autres. Le sénateur, désormais trumpiste, J.D. Vance a particulièrement bien décrit ce monde de petites gens dans “Hillbilly elegy”.

Pour que ce public le comprenne, Trump utilise un langage simple qui le rend authentique et différent du reste de la classe politique. Ainsi, ses phrases regorgent davantage de mots courts, monosyllabiques, et comportent rarement des propositions subordonnées. Pour le démontrer, les experts ont passé ses discours à la moulinette du test Kincaid. Celui-ci évalue la complexité d’un discours en mesurant la longueur moyenne des mots et des phrases. Le résultat du test est un nombre qui correspond à un niveau scolaire. Ainsi, un enfant de niveau CM1 peut comprendre les discours de Trump, alors qu’il faut être en 5ème pour comprendre Hillary Clinton et en seconde pour Bernie Sanders. Pour la petite histoire, il faudrait être bac+5 pour comprendre les discours de Georges Washington…

D’autre part, Trump emploie beaucoup de mots terre-à-terre, prosaïques, comme le mur, ou le virus chinois par exemple. Il use de répétitions, faisant sienne la formule de Joseph Goebbels “Répétez un mensonge suffisamment longtemps, et les gens finiront par y croire”. Son expression est truffée de fautes de grammaire qui donnent l’impression de parler “peuple”. Ce faisant, il parle à ceux dont l’anglais n’est pas la langue maternelle, comme le sont nombre de ses électeurs.

LA simplicité AVANT TOUT

De fait, la simplicité est puissante, la simplicité est mémorable, la simplicité fonctionne. Trump donne à penser que la politique, en fait, c’est très simple : construire un mur, bombarder les ennemis, battre les adversaires. Trump accroît la proximité avec son public en l’interpellant souvent à la deuxième personne. Il parle sans note ni prompteur, maintenant un contact visuel permanent.

Il donne ainsi le sentiment qu’il ne déroule pas un script préparé par quelques technocrates dans une alcôve de Washington. Et ça marche parce que son auditoire veut qu’on lui confirme qu’il a raison d’être en colère et de rejeter la politique traditionnelle. Obama et Clinton, de leur côté, s’adressent à un public plus instruit, qui accepte d’être éclairé sur des sujets qu’il ignore, mais dont il perçoit la complexité.

TENIR LE PUBLIC PAR L’ATTENTION

En plus de cette simplicité, Trump a cette capacité de capter l’attention de son auditoire et de ne pas la lâcher. Il utilise pour cela plusieurs figures de style comme les images frappantes (“le mur”, “protéger les frontières”), les surnoms de brutes de catch dont il affuble ses adversaires (“Ron DeSanctimonious” pour son concurrent DeSantis le sentencieux, “Crooked Hillary” – Hillary la véreuse) ou des formules comme “Je n’aime pas me battre avec le pape”.

Même ses fautes de grammaire forcent ses auditeurs à se concentrer pour donner du sens à ce qu’il dit. D’ailleurs, il finit souvent ses phrases par des mots forts quitte à être incorrect grammaticalement. Quant au langage non verbal, il est parfaitement congruent avec le contenu du discours : une voix variée en rythme et en tonalité, qui claque un peu comme mitraillette, un corps qui occupe tout l’espace, avec les mains ouvertes. C’est la posture du mâle dominant prêt à en découdre.

POUR ALLER PLUS LOIN

Par la simplicité de son style et sa capacité à retenir l’attention, Donald Trump emploie efficacement la parole pour convaincre son public-cible qu’il est l’homme de la situation. Nous consacrerons un prochain article à analyser l’efficacité d’Emmanuel Macron et de Marine Le Pen par rapport à leur public.

En attendant, si voulez apprendre à évaluer la qualité d’une prise de parole, nous vous invitons à découvrir la méthode Toastmasters en assistant à l’une de nos prochaines séances. C’est ici.

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Comment organiser un concours Toastmasters? (3ème partie)

Dans ce dernier article, nous fournissons la liste des documents nécessaires aux concours

C’est en principe l’organisateur du concours qui se charge de fournir les documents nécessaires pour le concours. Si vous tenez ce rôle, assurez-vous d’imprimer bien à l’avance tout le matériel dont vous avez besoin pour la soirée du concours et en quantité suffisante. Pour faciliter les choses, préparez des dossiers à remettre au président du concours et au président de jury.

Deux familles de documents sont nécessaires pour les concours.

Préparation du matériel du concours (CANDIDATS)

Document

 Nomenclature TM Document anglais – cliquable Document français
Certificat d’admissibilité de candidat 1183 Speaker Certification Eligibility Originality (1183) Certificat d’admissibilité (FR1183).pdf
Biographie du candidat 1189 Speech Contestant Profile (1189) Biographie du candidat (FR1189).pdf
Certificat de participation 510D Certificate Participant (510D) Certificat de participation (FR510D)
Diplôme 1ère place 510A  Certificate 1st place (510A) Diplôme 1ère place (FR510A)
Diplôme 2ème place 510B Certificate 2nd place (510B) Diplôme 2ème place (FR510B)
Diplôme 3ème place 510C Certificate 3rd place (510C) Diplôme 3ème place (FR510C)

 

Préparation du matériel du concours (JURY)

Document

 Nomenclature TM Document anglais – cliquable Document français
Certificat d’éligibilité de juge 1170 Judge certification of eligibility (1170) Certificat d’éligibilité (FR1170).pdf
Bulletin de vote – concours de discours international 1172 International speech contest ballot (1172) Bulletin de vote (FR1172).pdf
Bulletin de vote – concours de discours humoristique 1191 Humorous speech contest ballot (1191) Bulletin de vote concours humoristique (FR1191)
Bulletin de vote – concours de discours improbables (Tall Tales) 1181 Tall tales contest ballot (1181) Bulletin de vote discours improbables (FR1181)
Bulletin de vote – concours de discours improvisés (Table Topics) 1180 Table topics contest ballot (1180) Bulletin de vote concours d’improvisations (FR1180)
Bulletin de vote – concours de discours d’évaluation 1179 Evaluation speech contest ballot (1179) Bulletin de vote concours d’évaluation (FR1179)
Bulletin de juge des ex-aequo – concours de discours international 1188 International speech contest tiebreaking ballot (1188) Bulletin de bris d’égalité (FR1172A).pdf
Bulletin de juge des ex-aequo – concours de discours humoristique 1191a Humourous speech contest tiebreaking ballot (1191a) Bulletin de bris d’égalité concours humoristique (FR1191a)
Bulletin de juge des ex-aequo – concours de discours improbables (Tall Tales) 1181a Tall tales tiebreaking ballot (1181a) Prendre le bulletin anglais avec le bulletin de vote discours improbables français
Bulletin de juge des ex-aequo – concours de discours improvisés (Table Topics) 1180a Table topics tiebreaking ballot (1180a) Bulletin de bris d’égalité concours d’improvisation (FR1180a)
Bulletin de juge des ex-aequo – concours de discours d’évaluation 1179a Evaluation speech contest tiebreaking ballot (1179a) Bulletin de bris d’égalité concours d’évaluation (FR1179a)
Formulaire de dépouillement des scrutateurs (Tally Sheet) 1176 Tally sheet (1176) Formulaire de dépouillement des scrutateurs (FR1176)
Notification des gagnants 1182 Notification of contest winners (1182) Notification des gagnants (FR1182)
Feuille de temps 1175 Time record sheet (1175) Feuille de temps (FR1175)

 

Vous savez tout maintenant sur l’organisation d’un concours Toastmasters. A vous de jouer !

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Comment organiser un concours Toastmasters (partie 2)?

Dans ce deuxième article, nous nous concentrons sur le rôle spécifique de l’organisateur du concours et des présidents de concours et de jury

L’article précédent a présenté les différentes pièces de ce puzzle qu’est l’organisation d’un concours de discours. Dans ce billet, nous proposons un calendrier des choses à faire avant le concours proprement dit. Nous y incluons des modèles d’e-mails à envoyer aux différentes parties prenantes.

Calendrier des taches de l’organisateur du CONCOURS
Au moins six semaines avant le concours
  • Ouvrez la page EasySpeak du concours. En principe, il existe un modèle que vous pouvez réutiliser. (voir l’exemple ici).
  • Demandez à votre président de club d’informer les adhérents de la date du concours et de leur demander de participer comme juge ou aide. Un modèle (en anglais) se trouve ici.
  • Demandez-lui aussi de mentionner le concours lors de la clôture de chaque réunion jusqu’au concours.
  • Configurez ce document pour suivre les candidats, les aidants et les juges.

Il n’y a pas de limite au nombre de concurrents dans une compétition, mais vous devez tenir compte de la durée de la réunion et équilibrer le nombre de concurrents avec celui des membres du club remplissant les autres rôles nécessaires.

 Quatre semaines avant le concours
  • Si le concours est au niveau du secteur ou au-delà, vous devez disposer de la « notification des 3 gagnants » de chaque concours.de niveau inférieur.
  • Assurez-vous que tous les concurrents sont bien éligibles (cotisations à jour, pas dirigeant du district, ne pas concourir dans 2 clubs différents et autres conditions d’éligibilité exigées par Toastmasters International).
  • Adressez au président du jury le nom des candidats et leur club d’appartenance afin qu’il sélectionne les membres du jury dans le respect des directives de Toastmasters International : pas de juge issu du club d’appartenance d’un des concurrents.
Deux semaines avant le concours
  • Envoyez un courriel au président du concours pour l’informer de son rôle. Un modèle de courriel (en anglais) se trouve ici.
Une semaine avant le concours
  • Envoyez un courriel au président de jury selon le modèle (en anglais) ici.
  • Si vous organisez un concours d’évaluation, contactez l’orateur du discours-cible pour qu’il vous donne le nom de son discours.
Le week-end avant le concours
  • Imprimez les documents du concours. Assurez-vous qu’ils soient organisés de manière à ce que les personnes qui en ont besoin puissent y accéder facilement.
  • Assurez-vous que le président du concours est à l’aise avec le rôle et répondez à toutes ses questions.
Le jour du concours
  • Arrivez tôt.
  • Donnez au président de concours les documents dont il a besoin.
  • Donnez au président du jury les documents dont il a besoin.
  • Remplissez tous les certificats de participation.
  • Prenez des photos lorsque les certificats sont distribués.
  • Amusez-vous!
Après le concours
  • Transmettez la liste des 3 gagnants au responsable de l’échelon suivant (directeur de secteur, de division ou de district). Gardez une trace du classement complet des concurrents au-delà des trois premiers. En effet, au cas où un concurrent n’est pas en mesure de participer au tour suivant, le candidat classé après lui est admis à participer au concours pour représenter le club à sa place.
Calendrier des taches du président de CONCOURS
Deux semaines avant le concours
  • Envoyez un courriel aux participants du concours avec les informations nécessaires. Demandez-leur de remplir le certificat d’originalité et la fiche d’informations biographiques. Chaque concours a un modèle de courriel différent (en anglais).
  • (Cas des concours de secteur et au-delà) En cas de désistement d’un des concurrents, faites appel au candidat suivant sur la liste des vainqueurs du tour précédent.
Pendant le concours
  • Briefez les concurrents et procédez au tirage de l’ordre de passage. Vous pouvez éventuellement fournir ce briefing à distance.
  • Demandez aux concurrents s’ils ont besoin de matériel ou d’une installation particulière pour concourir.
  • Demandez aux 2 chronométreurs d’être visibles de tous les concurrents.
  • Déclarez l’ouverture du concours. A ce moment, plus aucun concurrent retardataire n’est admis.
  • En cas de problème ou de dysfonctionnement le concurrent dispose de 30 secondes supplémentaires.
  • Annoncez l’ordre de passage des divers concurrents.
  • Pour les concours d’improvisation et d’évaluation : tous les concurrents sauf le premier à passer sortent de la salle, escortés par l’huissier.
  • Pour les concours de discours et d’improvisations : présentez le concurrent : prénom et nom (applaudissements), titre du discours/sujet d’improvisation, titre du discours/sujet d’improvisation, prénom et nom du concurrent.
  • Pour les concours d’évaluation : présentez le concurrent : prénom et nom (applaudissements), prénom et nom du concurrent.
  • A la fin de chaque discours, demandez une minute de silence pour les juges.
  • A la fin du concours, accordez 2 minutes de silence voire plus, afin que les juges calculent leurs totaux.
  • Dès que le président du jury et 2 à 3 assesseurs se seront retirés, convoquez les concurrents et procédez à leur interview. Si l’un des concurrents participe à un autre concours, vous devrez attendre la conclusion des autres concours avant de procéder à son interview.
  • Recevez d’éventuelles contestations. Seuls les concurrents et les juges peuvent en soumettre, soit au président du concours, soit au président du jury du concours.
  • Récupérez la feuille de « notification de gagnant ». Une fois que les gagnants ont été ainsi déclarés, toutes les décisions sont finales.

 

Calendrier des taches du président de JURY
Quatre semaines avant le concours
  • S’il vous manque encore des volontaires pour les rôles d’aidant, contactez directement les participants à la réunion ou d’autres Toastmasters que vous connaissez dans les clubs de votre voisinage.
Deux semaines avant le concours
  • Pour les concours qui en ont besoin (évaluations et improvisations), envoyez un courriel à l’huissier pour l’informer de son rôle. Le modèle (en anglais) se trouve ici.
  • Envoyez un courriel aux chronométreurs pour les informer de leur rôle. Le modèle (en anglais) se trouve ici.
  • Envoyez un courriel aux scrutateurs pour les informer de leur rôle. Le modèle (en anglais) se trouve ici.
Une semaine avant le concours
  • Envoyez un courriel aux juges (et à l’orateur qui prononcera le discours-cible du concours d’évaluation) pour confirmer leur présence. Le modèle (en anglais) se trouve ici. Dans ce courriel, demandez-leur de remplir le certificat d’éligibilité de juge et incluez-y le briefing des juges.
Pendant le concours
  • Recevez de l’organisateur du concours les documents nécessaires à votre équipe et distribuez-les.
  • (Une fois que les scrutateurs ont ramassé les bulletins de vote) ramassez le bulletin de vote du juge des ex-aequos, ainsi que la feuille de temps. Quittez la salle avec les scrutateurs. Remplissez le formulaire de dépouillement des scrutateurs en éliminant, le cas échéant, les candidats qui ont dépassé leur temps.
  • Remplissez la feuille de notification des gagnants et remettez-là au président de concours.

L’organisation des concours n’a maintenant plus de secret pour vous. Dans le dernier article, nous donnerons la liste des documents nécessaires pour les différents intervenants.

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Comment organiser un concours Toastmasters (partie 1)?

Véritable institution de Toastmasters, le concours de discours demande une organisation soigneuse

Les concours de discours chez Toastmasters procurent de nombreux bienfaits aux adhérents de l’association. En effet, les candidats, stimulés par la concurrence, y trouvent la motivation de se surpasser dans l’art oratoire. De même, le public assiste à un spectacle riche en émotions fortes et puise l’inspiration à l’écoute des meilleurs. Enfin, tous apprécient la convivialité propice à ces rencontres.

Avec cet article nous commençons une série consacrée à l’organisation d’un concours de discours chez Toastmasters.

comment Fonctionne un concours ?

Il existe chez Toastmasters cinq concours :

International : les candidats présentent un discours de cinq à sept minutes sur un sujet de leur choix.

Humour : les candidats présentent un discours humoristique de cinq à sept minutes.

Discours improbable : (“tall tales”) les concurrents présentent un discours de trois à cinq minutes caractérisé par de l’exagération

Improvisations : tous les concurrents se voient attribuer le même sujet auquel ils répondent par un discours d’une à deux minutes.

Évaluations : les participants écoutent un discours-cible de cinq à sept minutes, puis présentent une évaluation de deux à trois minutes de ce discours.

Tout membre à jour de cotisations peut participer aux concours de son club. En outre, les candidats aux concours internationaux en anglais doivent avoir fini au moins deux niveaux d’un parcours Pathways pour y participer.

Ensuite, les gagnants d’un concours de club participent au concours de leur secteur (un groupe de clubs). Puis, les gagnant d’un concours de secteur participent au concours de sa division (un groupe de secteurs, la France est répartie sur 3 divisions). Le gagnant d’un concours de division participera ensuite au concours de son district (un groupe de divisions, la France est dans le district 59 qui inclut aussi le Bénélux). Tous les concours, à l’exception du concours international en anglais, se terminent au niveau du district. Le gagnant du concours international en anglais du district participera au championnat du monde d’art oratoire Toastmasters.

L’organisation d’un concours Toastmasters est un puzzle comportant de nombreuses pièces: des concurrents, bien sûr, mais aussi des aidants. Quel est leur rôle ?

LES DIFFÉRENTS Rôles D’aidants

Organisateur du concours : il recrute le président du concours et celui du jury. Pour les concours de club, il ouvre la page EasySpeak du concours afin que les candidats et les aidants puissent s’inscrire. C’est la raison pour laquelle c’est d’ordinaire le VP Formation qui tient ce rôle.

Président du concours : il ouvre et clôt le concours, explique comment il fonctionne, briefe et présente les participants.

Président du jury : il communique avec les juges, les chronométreurs, les scrutateurs et l’huissier. Il sélectionne le juge des ex-aequo. Il ne vote pas, mais établit la feuille de résultats

Chronométreurs (2 membres) : l’un gère les signaux du temps comme un chronométreur de séances, tandis que l’autre mesure et note la durée du discours.

Scrutateurs/assesseurs (au moins 2 membres) : ils recueillent les bulletins de vote des jurés et décomptent les résultats, avec le président du jury.

Huissier : il escorte les concurrents hors de la salle dans les concours d’improvisations et d’évaluations, se tient près de la porte et conduit les concurrents dans la salle au moment approprié.

Discours-cible  : les concours d’évaluation ont besoin qu’un orateur prononce un discours que les candidats évalueront. Cet orateur doit provenir préférablement d’un autre club.

LE CAS PARTICULIER DES JUGES

En ce qui concerne le jury proprement dit, et dans la mesure du possible, les juges doivent provenir d’autres clubs pour s’assurer qu’il n’y a pas de parti pris et pour encourager les relations entre les clubs. Il n’y a pas d’exigences pour être juge au niveau du club, à part être à jour de cotisations. Les juges doivent rester anonymes dans la mesure du possible.

Juge  : il écoute les orateurs et remplit le bulletin de vote. Il doit impérativement classer les 3 premiers sans égalité.

Juge des ex-aequo : il doit classer tous les candidats sans égalité. Ces résultats sont comptés seulement s’il y a égalité après la somme des résultats des juges. Le président du jury peut éventuellement tenir ce rôle.

Dans un monde parfait, vous trouverez sept juges (cinq juges, un ex-aequo, un président de jury). Le règlement du concours prévoit une certaine latitude si cela n’est pas possible. Ainsi, on peut, à la limite, se contenter de trois juges et un président de jury qui peut également être le juge des ex-aequo.

Dans le prochain article, nous allons décrire le rôle des trois acteurs principaux : l’organisateur du concours, le président de concours et celui de jury.

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“Présidente, je vois double !”

Face à une forte croissance, l’Étincelle a donné naissance à SCINTILLE ! en 2019

Ce n’est plus possible ce club ! Avec trois réunions par mois, je ne connais plus personne”. Ce commentaire aigre d’un des membres les plus anciens de notre club a déclenché la réflexion pour créer un nouveau club Toastmasters : SCINTILLE ! Dans cet article, nous entamons le récit de cette aventure, les obstacles rencontrés et les solutions pour les surmonter. Ce premier épisode nous fait vivre la naissance du club et assister à ses premiers pas hésitants.

L’ÉTINCELLE VICTIME DE SON SUCCÈS

Juin 2019. L’Étincelle a fini la saison avec un nombre, historique, de 52 membres et un taux de fidélité record, puisque 40 adhérents ont renouvelé leur cotisation pour 2020. Sur sa lancée, le club pourrait dépasser 60 membres en juin 2020, car les invités étaient très nombreux, une dizaine en moyenne par séance. D’ailleurs, par manque de places, beaucoup d’orateurs en herbe peinaient à assister aux réunions en tant qu’observateur. Bref, l’Étincelle était un club attractif refusant du monde.

Mais surtout il risquait d’étouffer !

Car l’augmentation du nombre d’adhérents accroît mécaniquement le travail du bureau d’un club. Pour planifier sans trop de délais les discours, limités à 4 par réunion, il aurait fallu créer de nouvelles séances, que le VP Formation aurait dû programmer. Le VP Adhérents aurait dû introniser davantage de membres, le trésorier encaisser plus de cotisations et le VP Relations Publiques programmer les séances des visiteurs plus souvent.

L’enjeu, pour la nouvelle saison, était donc de continuer à offrir un environnement de qualité, permettant aux membres de progresser. En même temps, il fallait rester accessible au plus grand nombre de personnes intéressées. Sans faire porter de charge excessive sur les membres du bureau.

SCINDER LE CLUB OU EN CRÉER UN NOUVEAU ?

La première solution consistait à couper l’Étincelle et ses 40 membres en deux clubs de 20 adhérents chacun. Elle ne fut pas retenue car on ne voyait pas comment aiguiller les Toastmasters vers l’un ou l’autre des clubs.

La seconde approche consistait à créer un deuxième club ex-nihilo. Comme plusieurs membres très expérimentés de l’Étincelle étaient volontaires pour accompagner la création de ce nouveau club, c’est cette solution qui fut adoptée.

Une proposition a permis de convaincre le bureau de lancer le projet. Un discours (“Présidente, je vois double !!”) de rentrée informa tous les membres de la création et des avantages qu’ils en retireraient. Enfin, un concours pour le choix du nom, doté d’un prix, a désigné SCINTILLE! comme son nouveau nom. Tout était prêt pour lancer officiellement le nouveau club !

COUP D’ENVOI ET OBJECTIF 30 !

Octobre 2019. Le nouveau club s’inscrivit auprès de Toastmasters International (TMI). Il disposait d’un an pour atteindre les 20 membres nécessaires pour devenir un club Toastmasters officiel. L’équipe d’accompagnement avait l’objectif ambitieux de recruter 30 nouveaux membres avant fin juin 2020. Le club éviterait ainsi de retomber sous la barre fatidique des 20 membres après le renouvellement des adhésions en septembre.

En échange de 125 USD versés à TMI (et généreusement prêtés par la trésorerie de l’Étincelle), l’inscription donna accès à quelques “goodies” comme un maillet et des cartons du temps. Surtout, elle autorisait le club à distribuer le niveau 1 de Pathways à ses membres. Un document en français réalisé à partir des descriptifs des trois projets composant le niveau 1 remplaça le support original de TMI, en anglais. Enfin, le club disposait de son propre compte EasySpeak, outil incontournable pour planifier facilement les réunions.

PREMIERS PAS ACCOMPAGNES PAR L’ÉTINCELLE

Un nouveau club enfante souvent dans la douleur. En effet, au début, les membres sont peu nombreux, ce qui tend à rebuter les invités qui préfèrent des clubs déjà bien installés. Pour pallier cet inconvénient, le nouveau club a conclu un partenariat étroit avec l’Étincelle.

Selon ce pacte, les nouveaux membres s’inscrivaient obligatoirement dans le nouveau club et non plus à l’Étincelle qui avait fermé ses inscriptions. Les membres les plus expérimentés de l’Étincelle étaient incités, en mentorant de nouveaux membres, à accompagner le club en formation. En échange, ces membres avaient accès gratuitement à deux séances supplémentaires par mois, celles du nouveau club. Ils pouvaient y tenir des rôles, en particulier d’évaluateurs, et prononcer des discours. Ils progressaient ainsi encore plus rapidement. De leur côté, les membres du nouveau club bénéficiaient de l’expérience de l’Étincelle tout en ayant plus de créneaux pour prononcer leurs discours.

Dès le départ, l’abondance de discours et la qualité des évaluations ont donné un cachet professionnel aux réunions de SCINTILLE ! Les nouveaux membres, cornaqués par des Toastmasters expérimentés, programmaient rapidement leur briser la glace, puis les discours suivants du manuel.

UN SOLIDE FLUX D’INVITES

L’Étincelle jouit d’un excellent référencement de son site sur Google. Grâce à lui, de nombreux visiteurs assistaient aux séances. La perspective de prononcer au moins 4 discours, avec des évaluations de qualité, devant un public moins intimidant que le “grand” club de l’Étincelle a convaincu nombre d’entre eux d’adhérer.

De plus, louer une nouvelle salle, proche de celle de l’Étincelle, a permis de bâtir une identité propre au nouveau club. Comme elle était moins coûteuse, le jeune club démuni a fait des économies. Un plan de trésorerie permit au club d’être indépendant financièrement de l’Étincelle, quoiqu’il en utilisât le compte bancaire.

UN PREMIER TRIMESTRE SUR LES CHAPEAUX DE ROUE

En trois mois, le club a reçu l’adhésion de 13 personnes, en avance sur le plan de marche fixé en septembre. En outre, le projet a permis d’améliorer plusieurs processus, comme la gestion des invités, afin de leur proposer d’adhérer après les trois visites que nous avions imposées. Et la formation, délaissée à l’Étincelle par manque de créneaux disponibles. Ainsi, deux formateurs ont présenté des approches efficaces pour l’improvisation et la structuration d’un discours.

UN COUP D’ARRÊT : LES GRÉVES DE TRANSPORT DE FIN 2019

Malheureusement, les grèves dans les transports en cette fin d’année ont assombri ce tableau idyllique. De nombreux membres n’ont pu assister aux réunions et y prononcer leurs discours. Les adhésions ont connu un coup d’arrêt. Quand allaient-elles reprendre ? Y aurait-t-il suffisamment de membres pour que le club soit officialisé avant la fin du mois de juin ? Telles étaient les questions qui taraudaient les fondateurs.

La suite ? Dans un prochain article…

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Comment résoudre pacifiquement un conflit ?

Si les conflits sont inévitables, les surmonter sans faire de perdant est possible

La sagesse populaire croit que la santé d’une institution, qu’il s’agisse d’une entreprise, d’un couple ou d’une famille, est inversement proportionnelle au nombre de conflits qui l’agitent. Pour John Gottman, expert en thérapies conjugales, c’est plutôt la proportion élevée de conflits résolus qui est signe de bonne santé.

Prenons l’exemple de notre club Toastmasters. Dernièrement, la question de scinder ou non le club a divisé le bureau. Une partie considérait le club trop grand pour conserver son atmosphère conviviale, tandis que l’autre estimait que la taille lui permettait d’attirer davantage de nouveaux membres.

Comment résoudre un tel conflit sans que l’une des parties n’ait le sentiment de perdre la bataille ? Le psychologue Thomas Gordon, dont nous avons parlé dans un billet précédent a mis au point une méthode, la gestion des conflits “Tous gagnants”.

CHERCHER D’ABORD A ANTICIPER LE CONFLIT

Supposez qu’au bureau, vous êtes la responsable de Julien. Celui-ci rencontre un problème qui va affecter sa performance et, par ricochet, la vôtre. Si Julien résout son problème avant qu’il ne devienne le vôtre, vous éviterez le conflit. Pour cela, l’écoute réflective, une des compétences de l’entretien motivationnel, peut aider Julien à résoudre son problème en le motivant à changer son comportement.

De même, le Message-Je aide à désamorcer un conflit. En exprimant votre besoin à la première personne, vous préemptez le comportement de l’autre partie. Par exemple, “j’ai besoin de calme aujourd’hui pour écrire mon discours” incitera (peut-être) votre fils à jouer moins bruyamment ce matin dans le couloir.

DÉPASSER LES MÉTHODES TRADITIONNELLES

Malheureusement, il faut parfois affronter l’obstacle. Etablir un rapport de forces est la technique utilisée habituellement dans ses deux variantes : l’autoritaire (“Je gagne”/“Vous perdez”) ou laxiste (“Je perds”/“Vous gagnez”). L’une comme l’autre provoque frustration et ressentiment chez le perdant.

Pour sortir d’un conflit “par le haut” en satisfaisant les deux parties, Gordon propose donc l’approche “Tous gagnants”. Elle comporte six étapes.

Tout d’abord, problématiser le conflit. Il s’agit ici de comprendre le point de vue de l’autre, ses préoccupations et ses besoins sous-jacents. Là encore, l’écoute réflective approfondit le problème, tandis que le Message-Je exprime ce problème de votre point de vue sans accuser l’autre, mais sans non plus minorer votre ressenti.

Ensuite, générer les solutions possibles. C’est la phase créative de la méthode. La quantité prévaut sur la qualité. Évaluation, critique et jugement sont provisoirement suspendus. Il est préférable de commencer par les idées de l’autre partie et les approfondir grâce à l’écoute réflective.

Par la suite, évaluer les options. Pour cela, les questions ouvertes ont toute leur place : quels sont les avantages et les inconvénients de cette solution ? Pourquoi pourrait-elle ne pas marcher ? Les reflets permettent d’approfondir le point de vue de l’autre.

Puis décider. La clé est que la décision vienne de l’autre sans qu’on ait à le persuader ou à le pousser vers une solution.

Enfin vient le temps de mettre en œuvre la décision. Il est toujours préférable de parier sur la confiance plutôt que sur les châtiments en cas de non-respect de la décision. Si autrui n’honore pas l’accord, un message-Je est bienvenu pour le rappeler.

Finalement, suivre la mise en œuvre de la décision et évaluer son résultat. A ce titre, il faut toujours rester souple et garder la porte ouverte pour une reprise de la discussion.

LES BÉNÉFICES D’UNE TELLE APPROCHE

Cette méthode permet de prendre des décisions de meilleure qualité car elles sont construites simultanément par les deux parties en conflit. Les solutions sont adaptées aux besoins et non pas toutes faites. Interagir avec l’autre motive chaque partie à trouver la meilleure solution.

Décider devient aussi plus rapide. Enfin, l’approche “Tous gagnants” préserve les bonnes relations avec l’autre partie.

POUR ALLER PLUS LOIN

L’approche de résolution des conflits de Thomas Gordon constitue donc un progrès par rapport aux méthodes traditionnelles basées sur le rapport de force.

Dans un prochain billet, nous étudierons un cas pratique illustrant cette méthode.

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Comment tenir le rôle du maître du temps sur Zoom?

Dans une réunion Toastmasters, la maîtrise du temps est essentielle pour tous les orateurs. Le chronométreur assure cette fonction qui, avec Zoom, nécessite quelques adaptations

Un orateur efficace doit savoir s’exprimer dans un laps de temps déterminé. Pour cela, les membres d’un club Toastmasters s’appuient sur le chronométreur qui rythme leur prise de parole en faisant respecter une durée spécifique. Le chronométreur est aussi responsable du respect global de l’horaire indiqué dans l’ordre du jour de la réunion. Comment tenir ce rôle sur Zoom ?

Avant la réunion

La durée des discours préparés varie d’un court exposé de deux à trois minutes à un discours beaucoup plus long pouvant atteindre 20 minutes. Par conséquent, il revient au chronométreur de valider, avant le début de la réunion, la durée des discours présentés, par exemple en consultant le programme de la réunion sur EasySpeak. Il est conseillé d’imprimer le programme pour l’avoir sous les yeux en cas de besoin pendant la séance. Ainsi il pourra noter le temps de chacun.

Le chronométreur est aussi un orateur qui sera amené à présenter son rôle en séance. C’est pourquoi il est utile de rédiger une explication des durées avec les formules les plus claires possibles et de se les répéter. Cela permettra de rappeler les règles du chronométrage et le fonctionnement des signaux de couleur, en particulier à l’intention des invités.

De même, il peut aussi télécharger la grille des interventions qui l’aidera dans son rapport en fin de réunion.

Pour une réunion avec Zoom, et si l’ordinateur du chronométreur le permet, il est utile de télécharger les cartons du temps à utiliser comme fond d’écran sur Zoom. A défaut, il faudra utiliser des cartons réels de couleur vert, jaune et rouge.

Juste avant le début de la réunion
  • Se connecter au moins un quart d’heure avant la réunion pour effectuer les réglages.
  • (Si l’ordinateur le permet) Charger les cartons du temps dans Zoom. Pour cela, sur l’écran Zoom, enchaîner les opérations suivantes : Bouton “Arrêter la video” (en bas à gauche, la petite flèche) >Choisir un fond virtuel…>+> aller chercher les cartons vert, jaune et rouge téléchargés avant la réunion
  • Demander au Zoom master d’attribuer les droits de co-animation. De ce fait, le gardien du temps pourra mettre sa vignette en visibilité pour tout le monde, y compris, et surtout, pour l’orateur. En effet, il est souvent difficile de repérer le chronométreur, surtout s’il y a le nombre de participants fait déborder leurs vignettes sur plusieurs écrans
  • Tester le passage des fonds d’écran de couleur: Bouton “Arrêter la video”>Choisir un fond virtuel…> vert/jaune/rouge
  • Tester la mise en vedette de la vidéo : (en mode d’affichage Galerie) balayer sa propre vignette…Menu 3 points…Mettre en vedette. Pour sortir de ce mode, clqiuer sur annuler la video en vedette en haut à gauche
Pendant la réunion
  • Écouter attentivement chaque orateur et envoyer les couleurs de manière appropriée. Quand le temps minimum est atteint, passer l’arrière-plan en vert: Arrêter la video>Choisir un fond virtuel…> vert. Cliquer sur sa vignette (3 points horizontaux)…Mettre la video en vedette quelques secondes seulement, puis l’enlever pour ne pas gêner l’orateur.
  • Renouveler l’opération pour la couleur jaune (temps médian) et rouge (temps maximum)
  • Si le gardien du temps ne peut pas utiliser les fonds d’écran, utiliser des cartons physiques et penser à les GARDER levés jusqu’au passage de la couleur suivante. Sinon l’orateur risque de ne pas les voir.
  • Noter le nom de chaque participant et la durée exacte du discours, y compris pour les improvisateurs.
  • Lorsque l’évaluateur général demande de faire le rapport du temps, expliquer le rôle de chronométreur et annoncer le nom de l’orateur et la durée de son discours.
Pour aller plus loin

Vous trouverez ici une excellente vidéo de Patrice qui décrit le fonctionnement des couleurs sur Zoom.

En conclusion, le chronométreur contribue à rythmer les réunions et à les rendre plus intéressantes. Venez donc juger sur pièce ne nous rendant visite lors d’une de nos prochaines séances.

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