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Face à une forte croissance, l’Étincelle a donné naissance à SCINTILLE ! en 2019

Ce n’est plus possible ce club ! Avec trois réunions par mois, je ne connais plus personne”. Ce commentaire aigre d’un des membres les plus anciens de notre club a déclenché la réflexion pour créer un nouveau club Toastmasters : SCINTILLE ! Dans cet article, nous entamons le récit de cette aventure, les obstacles rencontrés et les solutions pour les surmonter. Ce premier épisode nous fait vivre la naissance du club et assister à ses premiers pas hésitants.

L’ÉTINCELLE VICTIME DE SON SUCCÈS

Juin 2019. L’Étincelle a fini la saison avec un nombre, historique, de 52 membres et un taux de fidélité record, puisque 40 adhérents ont renouvelé leur cotisation pour 2020. Sur sa lancée, le club pourrait dépasser 60 membres en juin 2020, car les invités étaient très nombreux, une dizaine en moyenne par séance. D’ailleurs, par manque de places, beaucoup d’orateurs en herbe peinaient à assister aux réunions en tant qu’observateur. Bref, l’Étincelle était un club attractif refusant du monde.

Mais surtout il risquait d’étouffer !

Car l’augmentation du nombre d’adhérents accroît mécaniquement le travail du bureau d’un club. Pour planifier sans trop de délais les discours, limités à 4 par réunion, il aurait fallu créer de nouvelles séances, que le VP Formation aurait dû programmer. Le VP Adhérents aurait dû introniser davantage de membres, le trésorier encaisser plus de cotisations et le VP Relations Publiques programmer les séances des visiteurs plus souvent.

L’enjeu, pour la nouvelle saison, était donc de continuer à offrir un environnement de qualité, permettant aux membres de progresser. En même temps, il fallait rester accessible au plus grand nombre de personnes intéressées. Sans faire porter de charge excessive sur les membres du bureau.

SCINDER LE CLUB OU EN CRÉER UN NOUVEAU ?

La première solution consistait à couper l’Étincelle et ses 40 membres en deux clubs de 20 adhérents chacun. Elle ne fut pas retenue car on ne voyait pas comment aiguiller les Toastmasters vers l’un ou l’autre des clubs.

La seconde approche consistait à créer un deuxième club ex-nihilo. Comme plusieurs membres très expérimentés de l’Étincelle étaient volontaires pour accompagner la création de ce nouveau club, c’est cette solution qui fut adoptée.

Une proposition a permis de convaincre le bureau de lancer le projet. Un discours (“Présidente, je vois double !!”) de rentrée informa tous les membres de la création et des avantages qu’ils en retireraient. Enfin, un concours pour le choix du nom, doté d’un prix, a désigné SCINTILLE! comme son nouveau nom. Tout était prêt pour lancer officiellement le nouveau club !

COUP D’ENVOI ET OBJECTIF 30 !

Octobre 2019. Le nouveau club s’inscrivit auprès de Toastmasters International (TMI). Il disposait d’un an pour atteindre les 20 membres nécessaires pour devenir un club Toastmasters officiel. L’équipe d’accompagnement avait l’objectif ambitieux de recruter 30 nouveaux membres avant fin juin 2020. Le club éviterait ainsi de retomber sous la barre fatidique des 20 membres après le renouvellement des adhésions en septembre.

En échange de 125 USD versés à TMI (et généreusement prêtés par la trésorerie de l’Étincelle), l’inscription donna accès à quelques “goodies” comme un maillet et des cartons du temps. Surtout, elle autorisait le club à distribuer le niveau 1 de Pathways à ses membres. Un document en français réalisé à partir des descriptifs des trois projets composant le niveau 1 remplaça le support original de TMI, en anglais. Enfin, le club disposait de son propre compte EasySpeak, outil incontournable pour planifier facilement les réunions.

PREMIERS PAS ACCOMPAGNES PAR L’ÉTINCELLE

Un nouveau club enfante souvent dans la douleur. En effet, au début, les membres sont peu nombreux, ce qui tend à rebuter les invités qui préfèrent des clubs déjà bien installés. Pour pallier cet inconvénient, le nouveau club a conclu un partenariat étroit avec l’Étincelle.

Selon ce pacte, les nouveaux membres s’inscrivaient obligatoirement dans le nouveau club et non plus à l’Étincelle qui avait fermé ses inscriptions. Les membres les plus expérimentés de l’Étincelle étaient incités, en mentorant de nouveaux membres, à accompagner le club en formation. En échange, ces membres avaient accès gratuitement à deux séances supplémentaires par mois, celles du nouveau club. Ils pouvaient y tenir des rôles, en particulier d’évaluateurs, et prononcer des discours. Ils progressaient ainsi encore plus rapidement. De leur côté, les membres du nouveau club bénéficiaient de l’expérience de l’Étincelle tout en ayant plus de créneaux pour prononcer leurs discours.

Dès le départ, l’abondance de discours et la qualité des évaluations ont donné un cachet professionnel aux réunions de SCINTILLE ! Les nouveaux membres, cornaqués par des Toastmasters expérimentés, programmaient rapidement leur briser la glace, puis les discours suivants du manuel.

UN SOLIDE FLUX D’INVITES

L’Étincelle jouit d’un excellent référencement de son site sur Google. Grâce à lui, de nombreux visiteurs assistaient aux séances. La perspective de prononcer au moins 4 discours, avec des évaluations de qualité, devant un public moins intimidant que le “grand” club de l’Étincelle a convaincu nombre d’entre eux d’adhérer.

De plus, louer une nouvelle salle, proche de celle de l’Étincelle, a permis de bâtir une identité propre au nouveau club. Comme elle était moins coûteuse, le jeune club démuni a fait des économies. Un plan de trésorerie permit au club d’être indépendant financièrement de l’Étincelle, quoiqu’il en utilisât le compte bancaire.

UN PREMIER TRIMESTRE SUR LES CHAPEAUX DE ROUE

En trois mois, le club a reçu l’adhésion de 13 personnes, en avance sur le plan de marche fixé en septembre. En outre, le projet a permis d’améliorer plusieurs processus, comme la gestion des invités, afin de leur proposer d’adhérer après les trois visites que nous avions imposées. Et la formation, délaissée à l’Étincelle par manque de créneaux disponibles. Ainsi, deux formateurs ont présenté des approches efficaces pour l’improvisation et la structuration d’un discours.

UN COUP D’ARRÊT : LES GRÉVES DE TRANSPORT DE FIN 2019

Malheureusement, les grèves dans les transports en cette fin d’année ont assombri ce tableau idyllique. De nombreux membres n’ont pu assister aux réunions et y prononcer leurs discours. Les adhésions ont connu un coup d’arrêt. Quand allaient-elles reprendre ? Y aurait-t-il suffisamment de membres pour que le club soit officialisé avant la fin du mois de juin ? Telles étaient les questions qui taraudaient les fondateurs.

La suite ? Dans un prochain article…

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Si les conflits sont inévitables, les surmonter sans faire de perdant est possible

La sagesse populaire croit que la santé d’une institution, qu’il s’agisse d’une entreprise, d’un couple ou d’une famille, est inversement proportionnelle au nombre de conflits qui l’agitent. Pour John Gottman, expert en thérapies conjugales, c’est plutôt la proportion élevée de conflits résolus qui est signe de bonne santé.

Prenons l’exemple de notre club Toastmasters. Dernièrement, la question de scinder ou non le club a divisé le bureau. Une partie considérait le club trop grand pour conserver son atmosphère conviviale, tandis que l’autre estimait que la taille lui permettait d’attirer davantage de nouveaux membres.

Comment résoudre un tel conflit sans que l’une des parties n’ait le sentiment de perdre la bataille ? Le psychologue Thomas Gordon, dont nous avons parlé dans un billet précédent a mis au point une méthode, la gestion des conflits “Tous gagnants”.

CHERCHER D’ABORD A ANTICIPER LE CONFLIT

Supposez qu’au bureau, vous êtes la responsable de Julien. Celui-ci rencontre un problème qui va affecter sa performance et, par ricochet, la vôtre. Si Julien résout son problème avant qu’il ne devienne le vôtre, vous éviterez le conflit. Pour cela, l’écoute réflective, une des compétences de l’entretien motivationnel, peut aider Julien à résoudre son problème en le motivant à changer son comportement.

De même, le Message-Je aide à désamorcer un conflit. En exprimant votre besoin à la première personne, vous préemptez le comportement de l’autre partie. Par exemple, “j’ai besoin de calme aujourd’hui pour écrire mon discours” incitera (peut-être) votre fils à jouer moins bruyamment ce matin dans le couloir.

DÉPASSER LES MÉTHODES TRADITIONNELLES

Malheureusement, il faut parfois affronter l’obstacle. Etablir un rapport de forces est la technique utilisée habituellement dans ses deux variantes : l’autoritaire (“Je gagne”/“Vous perdez”) ou laxiste (“Je perds”/“Vous gagnez”). L’une comme l’autre provoque frustration et ressentiment chez le perdant.

Pour sortir d’un conflit “par le haut” en satisfaisant les deux parties, Gordon propose donc l’approche “Tous gagnants”. Elle comporte six étapes.

Tout d’abord, problématiser le conflit. Il s’agit ici de comprendre le point de vue de l’autre, ses préoccupations et ses besoins sous-jacents. Là encore, l’écoute réflective approfondit le problème, tandis que le Message-Je exprime ce problème de votre point de vue sans accuser l’autre, mais sans non plus minorer votre ressenti.

Ensuite, générer les solutions possibles. C’est la phase créative de la méthode. La quantité prévaut sur la qualité. Évaluation, critique et jugement sont provisoirement suspendus. Il est préférable de commencer par les idées de l’autre partie et les approfondir grâce à l’écoute réflective.

Par la suite, évaluer les options. Pour cela, les questions ouvertes ont toute leur place : quels sont les avantages et les inconvénients de cette solution ? Pourquoi pourrait-elle ne pas marcher ? Les reflets permettent d’approfondir le point de vue de l’autre.

Puis décider. La clé est que la décision vienne de l’autre sans qu’on ait à le persuader ou à le pousser vers une solution.

Enfin vient le temps de mettre en œuvre la décision. Il est toujours préférable de parier sur la confiance plutôt que sur les châtiments en cas de non-respect de la décision. Si autrui n’honore pas l’accord, un message-Je est bienvenu pour le rappeler.

Finalement, suivre la mise en œuvre de la décision et évaluer son résultat. A ce titre, il faut toujours rester souple et garder la porte ouverte pour une reprise de la discussion.

LES BÉNÉFICES D’UNE TELLE APPROCHE

Cette méthode permet de prendre des décisions de meilleure qualité car elles sont construites simultanément par les deux parties en conflit. Les solutions sont adaptées aux besoins et non pas toutes faites. Interagir avec l’autre motive chaque partie à trouver la meilleure solution.

Décider devient aussi plus rapide. Enfin, l’approche “Tous gagnants” préserve les bonnes relations avec l’autre partie.

POUR ALLER PLUS LOIN

L’approche de résolution des conflits de Thomas Gordon constitue donc un progrès par rapport aux méthodes traditionnelles basées sur le rapport de force.

Dans un prochain billet, nous étudierons un cas pratique illustrant cette méthode.

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