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Comment tenir le rôle de Chronométreur sur Zoom ?

Dans une réunion Toastmasters, la maîtrise du temps est essentielle pour tous les orateurs. Le chronométreur assure cette fonction qui, avec Zoom, nécessite quelques adaptations

Un orateur efficace doit savoir s’exprimer dans un laps de temps déterminé. Pour cela, les membres d’un club Toastmasters s’appuient sur le chronométreur qui rythme leur prise de parole en faisant respecter une durée spécifique. Le chronométreur est aussi responsable du respect global de l’horaire indiqué dans l’ordre du jour de la réunion. Comment tenir ce rôle sur Zoom ?

Avant la réunion

La durée des discours préparés varie d’un court exposé de deux à trois minutes à un discours beaucoup plus long pouvant atteindre 20 minutes. Par conséquent, il revient au chronométreur de valider, avant le début de la réunion, la durée des discours présentés, par exemple en consultant le programme de la réunion sur EasySpeak. Il est conseillé d’imprimer le programme pour l’avoir sous les yeux en cas de besoin pendant la séance. Ainsi il pourra noter le temps de chacun.

Le chronométreur est aussi un orateur qui sera amené à présenter son rôle en séance. C’est pourquoi il est utile de rédiger une explication des durées avec les formules les plus claires possibles et de se les répéter. Cela permettra de rappeler les règles du chronométrage et le fonctionnement des signaux de couleur, en particulier à l’intention des invités.

Pour une réunion avec Zoom, et si l’ordinateur du chronométreur le permet, il est utile de télécharger les cartons du temps à utiliser comme fond d’écran sur Zoom. A défaut, il faudra utiliser des cartons réels de couleur vert, jaune et rouge.

Juste avant le début de la réunion
  • Se connecter au moins un quart d’heure avant la réunion pour effectuer les réglages.
  • (Si l’ordinateur le permet) Charger les cartons du temps dans Zoom. Pour cela, sur l’écran Zoom, enchaîner les opérations suivantes : Bouton “Arrêter la video” (en bas à gauche, la petite flèche) >Choisir un fond virtuel…>+> aller chercher les cartons vert, jaune et rouge téléchargés avant la réunion
  • Demander au Zoom master d’attribuer les droits de co-animation. De ce fait, le gardien du temps pourra mettre sa vignette en visibilité pour tout le monde, y compris, et surtout, pour l’orateur. En effet, il est souvent difficile de repérer le chronométreur, surtout s’il y a le nombre de participants fait déborder leurs vignettes sur plusieurs écrans
  • Tester le passage des fonds d’écran de couleur: Bouton “Arrêter la video”>Choisir un fond virtuel…> vert/jaune/rouge
  • Tester la mise en vedette de la vidéo : (en mode d’affichage Galerie) balayer sa propre vignette…Menu 3 points…Mettre en vedette. Pour sortir de ce mode, clqiuer sur annuler la video en vedette en haut à gauche
Pendant la réunion
  • Ecouter attentivement chaque orateur et envoyer les couleurs de manière appropriée. Quand le temps minimum est atteint, passer l’arrière-plan en vert: Arrêter la video>Choisir un fond virtuel…> vert. Cliquer sur sa vignette (3 points horizontaux)…Mettre la video en vedette quelques secondes seulement, puis l’enlever pour ne pas gêner l’orateur.
  • Renouveler l’opération pour la couleur jaune (temps médian) et rouge (temps maximum)
  • Si le gardien du temps ne peut pas utiliser les fonds d’écran, utiliser des cartons physiques et penser à les GARDER levés jusqu’au passage de la couleur suivante. Sinon l’orateur risque de ne pas les voir.
  • Noter le nom de chaque participant et la durée exacte du discours, y compris pour les improvisateurs.
  • Lorsque l’évaluateur général demande de faire le rapport du temps, expliquer le rôle de chronométreur et annoncer le nom de l’orateur et la durée de son discours.
Pour aller plus loin

Vous trouverez ici une excellente vidéo de Patrice qui décrit le fonctionnement des couleurs sur Zoom.

En conclusion, le chronométreur contribue à rythmer les réunions et à les rendre plus intéressantes. Venez donc juger sur pièce ne nous rendant visite lors d’une de nos prochaines séances.

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Comment s’entraîner au débat avec la méthode Toastmasters?

La méthode Toastmasters s’adapte parfaitement à la pratique du débat

Nous avons eu l’occasion d’évoquer précédemment la participation de notre collègue et ami Alain au Grand Oral de France Télévisions. Après avoir franchi brillamment le premier tour de cette finale, il s’est opposé à Bill, le futur vainqueur du concours au cours d’un débat. Nous nous sommes alors demandé à cette occasion comment Toastmasters pourrait entraîner les membres de l’association. Pour devenir, comme Alain, de futurs candidats du Grand Oral, prêts à cet art du débat.

LE DÉBAT ENTRAINE PLUSIEURS COMPÉTENCES DE COMMUNICATION

Savoir débattre est une expertise qui revêt plusieurs compétences. Outre la prise de parole face à un public, l’orateur doit persuader. Pour cela, il effectue des recherches sur une problématique donnée et agence ses arguments pour défendre une thèse. Comme il peut défendre une motion sans la partager, il se met à la place d’un opposant. Dans cet article, nous allons expliquer comment introduire la pratique du débat dans une réunion Toastmasters. Nous allons montrer que le débat, comme combinaison de discours préparés et impromptus, a parfaitement sa place dans une réunion Toastmasters.

Il se trouve que les Zuriberg Toastmasters, un club suisse, ont élaboré un guide sur la manière d’organiser un débat au cours d’une réunion. Le format adopté est celui des débats du parlement britannique, pratiqués par les étudiants de nombreuses universités dans le monde. C’est aussi le modèle du championnat du monde de débat.

LE DÉBAT DANS UNE RÉUNION TOASTMASTERS

Dans une réunion Toastmasters, le débat a lieu entre deux équipes de deux personnes chacune. L’une (équipe POUR) soutient la motion choisie tandis que l’autre (équipe CONTRE) s’y oppose. Un président anime le débat et en fait respecter les règles. Un chronométreur fait respecter le temps imparti aux orateurs. Enfin, un participant évalue la qualité du débat, en particulier les arguments présentés, la capacité à improviser et le langage non verbal des débatteurs.

UN DÉBAT EN 30 MINUTES CHRONO!

Le débat se déroule selon la séquence suivante qui dure 30 minutes :

  • Le président ouvre le débat en rappelant les règles et en présentant les orateurs et la motion à débattre (durée 3 min)
  • Le premier orateur de l’équipe POUR prononce un discours, préparé à l’avance, pour défendre cette motion (5 min)
  • Le premier orateur de l’équipe CONTRE prononce un discours, préparé à l’avance également, mais qu’il aura enrichi des notes prises pendant l’intervention précédente, pour s’opposer à la motion (5 min)
  • Le second orateur de l’équipe POUR réfute le discours précédent en se servant de notes préparées à l’avance, mais dont l’essentiel est écrit pendant le discours de l’opposant (2 min 30 sec)
  • Le second orateur de l’équipe CONTRE réfute les arguments de l’équipe POUR (2 min 30 sec)
  • Le public pose des questions aux débatteurs sous le contrôle du président de débat (3 min)
  • Le premier orateur de l’équipe POUR résume la position en faveur de la motion (1 min)
  • Le second orateur de l’équipe CONTRE résume la position opposée à la motion (1 min)
  • Le président clôt les débats et procède au vote du public pour désigner l’équipe la plus convaincante (2 min)
  • Les évaluateurs rendent compte de leurs observations (3 min 30 sec)

Sur le plan du parcours Toastmasters, les deux premiers orateurs de chaque équipe pourront valider leurs discours. La condition est de bénéficier d’une évaluation d’un autre Toastmaster qui remplira la feuille d’évaluation du discours. Si le programme le permet, ces évaluateurs peuvent également présenter leur rapport oralement, comme une évaluation normale.

UNE VARIÉTÉ INFINIE DE DÉBATS

A partir de cette matrice standard, il est possible d’expérimenter une infinité de variations. Par exemple, au lieu de préparer à l’avance les deux premiers discours, les deux équipes prennent connaissance, au début de la réunion, de la motion à débattre et quel côté, pour ou contre, ils vont défendre. Ils disposent alors de dix minutes pour préparer leurs interventions. Ou alors, à la place d’équipes de deux personnes, un seul orateur défend ou s’oppose à la motion.

On peut aussi injecter de l’interaction avec la partie adverse pendant chaque discours en introduisant des “points d’information”. Ceux-ci sont des occasions pour l’autre équipe d’affaiblir le discours de l’orateur en soulignant ses fautes de logique, ses contradictions ou son manque de preuves. Pour cela, l’équipe adverse demande un point d’information pendant le discours de l’orateur qui, s’il peut en théorie le refuser, en accepte, en général, un ou deux pendant son discours.

POUR ALLER PLUS LOIN

En résumé, le débat a toute sa place dans la méthode Toastmasters et constitue une excellente pratique des compétences cultivées par la formation, comme la persuasion, l’inspiration, l’écoute et le respect de l’autre. Nous ne manquerons pas d’organiser quelques réunions autour du débat dans l’année. Une occasion supplémentaire de nous rendre visite  !

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