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Comment organiser un concours Toastmasters (partie 2)?

Dans ce deuxième article, nous nous concentrons sur le rôle spécifique de l’organisateur du concours et des présidents de concours et de jury

L’article précédent a présenté les différentes pièces de ce puzzle qu’est l’organisation d’un concours de discours. Dans ce billet, nous proposons un calendrier des choses à faire avant le concours proprement dit. Nous y incluons des modèles d’e-mails à envoyer aux différentes parties prenantes.

Calendrier des taches de l’organisateur du CONCOURS
Au moins six semaines avant le concours
  • Ouvrez la page EasySpeak du concours. En principe, il existe un modèle que vous pouvez réutiliser. (voir l’exemple ici).
  • Demandez à votre président de club d’informer les adhérents de la date du concours et de leur demander de participer comme juge ou aide. Un modèle (en anglais) se trouve ici.
  • Demandez-lui aussi de mentionner le concours lors de la clôture de chaque réunion jusqu’au concours.
  • Configurez ce document pour suivre les candidats, les aidants et les juges.

Il n’y a pas de limite au nombre de concurrents dans une compétition, mais vous devez tenir compte de la durée de la réunion et équilibrer le nombre de concurrents avec celui des membres du club remplissant les autres rôles nécessaires.

 Quatre semaines avant le concours
  • Si le concours est au niveau du secteur ou au-delà, vous devez disposer de la « notification des 3 gagnants » de chaque concours.de niveau inférieur.
  • Assurez-vous que tous les concurrents sont bien éligibles (cotisations à jour, pas dirigeant du district, ne pas concourir dans 2 clubs différents et autres conditions d’éligibilité exigées par Toastmasters International).
  • Adressez au président du jury le nom des candidats et leur club d’appartenance afin qu’il sélectionne les membres du jury dans le respect des directives de Toastmasters International : pas de juge issu du club d’appartenance d’un des concurrents.
Deux semaines avant le concours
  • Envoyez un courriel au président du concours pour l’informer de son rôle. Un modèle de courriel (en anglais) se trouve ici.
Une semaine avant le concours
  • Envoyez un courriel au président de jury selon le modèle (en anglais) ici.
  • Si vous organisez un concours d’évaluation, contactez l’orateur du discours-cible pour qu’il vous donne le nom de son discours.
Le week-end avant le concours
  • Imprimez les documents du concours. Assurez-vous qu’ils soient organisés de manière à ce que les personnes qui en ont besoin puissent y accéder facilement.
  • Assurez-vous que le président du concours est à l’aise avec le rôle et répondez à toutes ses questions.
Le jour du concours
  • Arrivez tôt.
  • Donnez au président de concours les documents dont il a besoin.
  • Donnez au président du jury les documents dont il a besoin.
  • Remplissez tous les certificats de participation.
  • Prenez des photos lorsque les certificats sont distribués.
  • Amusez-vous!
Après le concours
  • Transmettez la liste des 3 gagnants au responsable de l’échelon suivant (directeur de secteur, de division ou de district). Gardez une trace du classement complet des concurrents au-delà des trois premiers. En effet, au cas où un concurrent n’est pas en mesure de participer au tour suivant, le candidat classé après lui est admis à participer au concours pour représenter le club à sa place.
Calendrier des taches du président de CONCOURS
Deux semaines avant le concours
  • Envoyez un courriel aux participants du concours avec les informations nécessaires. Demandez-leur de remplir le certificat d’originalité et la fiche d’informations biographiques. Chaque concours a un modèle de courriel différent (en anglais).
  • (Cas des concours de secteur et au-delà) En cas de désistement d’un des concurrents, faites appel au candidat suivant sur la liste des vainqueurs du tour précédent.
Pendant le concours
  • Briefez les concurrents et procédez au tirage de l’ordre de passage. Vous pouvez éventuellement fournir ce briefing à distance.
  • Demandez aux concurrents s’ils ont besoin de matériel ou d’une installation particulière pour concourir.
  • Demandez aux 2 chronométreurs d’être visibles de tous les concurrents.
  • Déclarez l’ouverture du concours. A ce moment, plus aucun concurrent retardataire n’est admis.
  • En cas de problème ou de dysfonctionnement le concurrent dispose de 30 secondes supplémentaires.
  • Annoncez l’ordre de passage des divers concurrents.
  • Pour les concours d’improvisation et d’évaluation : tous les concurrents sauf le premier à passer sortent de la salle, escortés par l’huissier.
  • Pour les concours de discours et d’improvisations : présentez le concurrent : prénom et nom (applaudissements), titre du discours/sujet d’improvisation, titre du discours/sujet d’improvisation, prénom et nom du concurrent.
  • Pour les concours d’évaluation : présentez le concurrent : prénom et nom (applaudissements), prénom et nom du concurrent.
  • A la fin de chaque discours, demandez une minute de silence pour les juges.
  • A la fin du concours, accordez 2 minutes de silence voire plus, afin que les juges calculent leurs totaux.
  • Dès que le président du jury et 2 à 3 assesseurs se seront retirés, convoquez les concurrents et procédez à leur interview. Si l’un des concurrents participe à un autre concours, vous devrez attendre la conclusion des autres concours avant de procéder à son interview.
  • Recevez d’éventuelles contestations. Seuls les concurrents et les juges peuvent en soumettre, soit au président du concours, soit au président du jury du concours.
  • Récupérez la feuille de « notification de gagnant ». Une fois que les gagnants ont été ainsi déclarés, toutes les décisions sont finales.

 

Calendrier des taches du président de JURY
Quatre semaines avant le concours
  • S’il vous manque encore des volontaires pour les rôles d’aidant, contactez directement les participants à la réunion ou d’autres Toastmasters que vous connaissez dans les clubs de votre voisinage.
Deux semaines avant le concours
  • Pour les concours qui en ont besoin (évaluations et improvisations), envoyez un courriel à l’huissier pour l’informer de son rôle. Le modèle (en anglais) se trouve ici.
  • Envoyez un courriel aux chronométreurs pour les informer de leur rôle. Le modèle (en anglais) se trouve ici.
  • Envoyez un courriel aux scrutateurs pour les informer de leur rôle. Le modèle (en anglais) se trouve ici.
Une semaine avant le concours
  • Envoyez un courriel aux juges (et à l’orateur qui prononcera le discours-cible du concours d’évaluation) pour confirmer leur présence. Le modèle (en anglais) se trouve ici. Dans ce courriel, demandez-leur de remplir le certificat d’éligibilité de juge et incluez-y le briefing des juges.
Pendant le concours
  • Recevez de l’organisateur du concours les documents nécessaires à votre équipe et distribuez-les.
  • (Une fois que les scrutateurs ont ramassé les bulletins de vote) ramassez le bulletin de vote du juge des ex-aequos, ainsi que la feuille de temps. Quittez la salle avec les scrutateurs. Remplissez le formulaire de dépouillement des scrutateurs en éliminant, le cas échéant, les candidats qui ont dépassé leur temps.
  • Remplissez la feuille de notification des gagnants et remettez-là au président de concours.

L’organisation des concours n’a maintenant plus de secret pour vous. Dans le dernier article, nous donnerons la liste des documents nécessaires pour les différents intervenants.

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Comment organiser un concours Toastmasters (partie 1)?

Véritable institution de Toastmasters, le concours de discours demande une organisation soigneuse

Les concours de discours chez Toastmasters procurent de nombreux bienfaits aux adhérents de l’association. En effet, les candidats, stimulés par la concurrence, y trouvent la motivation de se surpasser dans l’art oratoire. De même, le public assiste à un spectacle riche en émotions fortes et puise l’inspiration à l’écoute des meilleurs. Enfin, tous apprécient la convivialité propice à ces rencontres.

Avec cet article nous commençons une série consacrée à l’organisation d’un concours de discours chez Toastmasters.

comment Fonctionne un concours ?

Il existe chez Toastmasters cinq concours :

International : les candidats présentent un discours de cinq à sept minutes sur un sujet de leur choix.

Humour : les candidats présentent un discours humoristique de cinq à sept minutes.

Discours improbable : (“tall tales”) les concurrents présentent un discours de trois à cinq minutes caractérisé par de l’exagération

Improvisations : tous les concurrents se voient attribuer le même sujet auquel ils répondent par un discours d’une à deux minutes.

Évaluations : les participants écoutent un discours-cible de cinq à sept minutes, puis présentent une évaluation de deux à trois minutes de ce discours.

Tout membre à jour de cotisations peut participer aux concours de son club. En outre, les candidats aux concours internationaux en anglais doivent avoir fini au moins deux niveaux d’un parcours Pathways pour y participer.

Ensuite, les gagnants d’un concours de club participent au concours de leur secteur (un groupe de clubs). Puis, les gagnant d’un concours de secteur participent au concours de sa division (un groupe de secteurs, la France est répartie sur 3 divisions). Le gagnant d’un concours de division participera ensuite au concours de son district (un groupe de divisions, la France est dans le district 59 qui inclut aussi le Bénélux). Tous les concours, à l’exception du concours international en anglais, se terminent au niveau du district. Le gagnant du concours international en anglais du district participera au championnat du monde d’art oratoire Toastmasters.

L’organisation d’un concours Toastmasters est un puzzle comportant de nombreuses pièces: des concurrents, bien sûr, mais aussi des aidants. Quel est leur rôle ?

LES DIFFÉRENTS Rôles D’aidants

Organisateur du concours : il recrute le président du concours et celui du jury. Pour les concours de club, il ouvre la page EasySpeak du concours afin que les candidats et les aidants puissent s’inscrire. C’est la raison pour laquelle c’est d’ordinaire le VP Formation qui tient ce rôle.

Président du concours : il ouvre et clôt le concours, explique comment il fonctionne, briefe et présente les participants.

Président du jury : il communique avec les juges, les chronométreurs, les scrutateurs et l’huissier. Il sélectionne le juge des ex-aequo. Il ne vote pas, mais établit la feuille de résultats

Chronométreurs (2 membres) : l’un gère les signaux du temps comme un chronométreur de séances, tandis que l’autre mesure et note la durée du discours.

Scrutateurs/assesseurs (au moins 2 membres) : ils recueillent les bulletins de vote des jurés et décomptent les résultats, avec le président du jury.

Huissier : il escorte les concurrents hors de la salle dans les concours d’improvisations et d’évaluations, se tient près de la porte et conduit les concurrents dans la salle au moment approprié.

Discours-cible  : les concours d’évaluation ont besoin qu’un orateur prononce un discours que les candidats évalueront. Cet orateur doit provenir préférablement d’un autre club.

LE CAS PARTICULIER DES JUGES

En ce qui concerne le jury proprement dit, et dans la mesure du possible, les juges doivent provenir d’autres clubs pour s’assurer qu’il n’y a pas de parti pris et pour encourager les relations entre les clubs. Il n’y a pas d’exigences pour être juge au niveau du club, à part être à jour de cotisations. Les juges doivent rester anonymes dans la mesure du possible.

Juge  : il écoute les orateurs et remplit le bulletin de vote. Il doit impérativement classer les 3 premiers sans égalité.

Juge des ex-aequo : il doit classer tous les candidats sans égalité. Ces résultats sont comptés seulement s’il y a égalité après la somme des résultats des juges. Le président du jury peut éventuellement tenir ce rôle.

Dans un monde parfait, vous trouverez sept juges (cinq juges, un ex-aequo, un président de jury). Le règlement du concours prévoit une certaine latitude si cela n’est pas possible. Ainsi, on peut, à la limite, se contenter de trois juges et un président de jury qui peut également être le juge des ex-aequo.

Dans le prochain article, nous allons décrire le rôle des trois acteurs principaux : l’organisateur du concours, le président de concours et celui de jury.

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“Présidente, je vois double !”

Face à une forte croissance, l’Étincelle a donné naissance à SCINTILLE ! en 2019

Ce n’est plus possible ce club ! Avec trois réunions par mois, je ne connais plus personne”. Ce commentaire aigre d’un des membres les plus anciens de notre club a déclenché la réflexion pour créer un nouveau club Toastmasters : SCINTILLE ! Dans cet article, nous entamons le récit de cette aventure, les obstacles rencontrés et les solutions pour les surmonter. Ce premier épisode nous fait vivre la naissance du club et assister à ses premiers pas hésitants.

L’ÉTINCELLE VICTIME DE SON SUCCÈS

Juin 2019. L’Étincelle a fini la saison avec un nombre, historique, de 52 membres et un taux de fidélité record, puisque 40 adhérents ont renouvelé leur cotisation pour 2020. Sur sa lancée, le club pourrait dépasser 60 membres en juin 2020, car les invités étaient très nombreux, une dizaine en moyenne par séance. D’ailleurs, par manque de places, beaucoup d’orateurs en herbe peinaient à assister aux réunions en tant qu’observateur. Bref, l’Étincelle était un club attractif refusant du monde.

Mais surtout il risquait d’étouffer !

Car l’augmentation du nombre d’adhérents accroît mécaniquement le travail du bureau d’un club. Pour planifier sans trop de délais les discours, limités à 4 par réunion, il aurait fallu créer de nouvelles séances, que le VP Formation aurait dû programmer. Le VP Adhérents aurait dû introniser davantage de membres, le trésorier encaisser plus de cotisations et le VP Relations Publiques programmer les séances des visiteurs plus souvent.

L’enjeu, pour la nouvelle saison, était donc de continuer à offrir un environnement de qualité, permettant aux membres de progresser. En même temps, il fallait rester accessible au plus grand nombre de personnes intéressées. Sans faire porter de charge excessive sur les membres du bureau.

SCINDER LE CLUB OU EN CRÉER UN NOUVEAU ?

La première solution consistait à couper l’Étincelle et ses 40 membres en deux clubs de 20 adhérents chacun. Elle ne fut pas retenue car on ne voyait pas comment aiguiller les Toastmasters vers l’un ou l’autre des clubs.

La seconde approche consistait à créer un deuxième club ex-nihilo. Comme plusieurs membres très expérimentés de l’Étincelle étaient volontaires pour accompagner la création de ce nouveau club, c’est cette solution qui fut adoptée.

Une proposition a permis de convaincre le bureau de lancer le projet. Un discours (“Présidente, je vois double !!”) de rentrée informa tous les membres de la création et des avantages qu’ils en retireraient. Enfin, un concours pour le choix du nom, doté d’un prix, a désigné SCINTILLE! comme son nouveau nom. Tout était prêt pour lancer officiellement le nouveau club !

COUP D’ENVOI ET OBJECTIF 30 !

Octobre 2019. Le nouveau club s’inscrivit auprès de Toastmasters International (TMI). Il disposait d’un an pour atteindre les 20 membres nécessaires pour devenir un club Toastmasters officiel. L’équipe d’accompagnement avait l’objectif ambitieux de recruter 30 nouveaux membres avant fin juin 2020. Le club éviterait ainsi de retomber sous la barre fatidique des 20 membres après le renouvellement des adhésions en septembre.

En échange de 125 USD versés à TMI (et généreusement prêtés par la trésorerie de l’Étincelle), l’inscription donna accès à quelques “goodies” comme un maillet et des cartons du temps. Surtout, elle autorisait le club à distribuer le niveau 1 de Pathways à ses membres. Un document en français réalisé à partir des descriptifs des trois projets composant le niveau 1 remplaça le support original de TMI, en anglais. Enfin, le club disposait de son propre compte EasySpeak, outil incontournable pour planifier facilement les réunions.

PREMIERS PAS ACCOMPAGNES PAR L’ÉTINCELLE

Un nouveau club enfante souvent dans la douleur. En effet, au début, les membres sont peu nombreux, ce qui tend à rebuter les invités qui préfèrent des clubs déjà bien installés. Pour pallier cet inconvénient, le nouveau club a conclu un partenariat étroit avec l’Étincelle.

Selon ce pacte, les nouveaux membres s’inscrivaient obligatoirement dans le nouveau club et non plus à l’Étincelle qui avait fermé ses inscriptions. Les membres les plus expérimentés de l’Étincelle étaient incités, en mentorant de nouveaux membres, à accompagner le club en formation. En échange, ces membres avaient accès gratuitement à deux séances supplémentaires par mois, celles du nouveau club. Ils pouvaient y tenir des rôles, en particulier d’évaluateurs, et prononcer des discours. Ils progressaient ainsi encore plus rapidement. De leur côté, les membres du nouveau club bénéficiaient de l’expérience de l’Étincelle tout en ayant plus de créneaux pour prononcer leurs discours.

Dès le départ, l’abondance de discours et la qualité des évaluations ont donné un cachet professionnel aux réunions de SCINTILLE ! Les nouveaux membres, cornaqués par des Toastmasters expérimentés, programmaient rapidement leur briser la glace, puis les discours suivants du manuel.

UN SOLIDE FLUX D’INVITES

L’Étincelle jouit d’un excellent référencement de son site sur Google. Grâce à lui, de nombreux visiteurs assistaient aux séances. La perspective de prononcer au moins 4 discours, avec des évaluations de qualité, devant un public moins intimidant que le “grand” club de l’Étincelle a convaincu nombre d’entre eux d’adhérer.

De plus, louer une nouvelle salle, proche de celle de l’Étincelle, a permis de bâtir une identité propre au nouveau club. Comme elle était moins coûteuse, le jeune club démuni a fait des économies. Un plan de trésorerie permit au club d’être indépendant financièrement de l’Étincelle, quoiqu’il en utilisât le compte bancaire.

UN PREMIER TRIMESTRE SUR LES CHAPEAUX DE ROUE

En trois mois, le club a reçu l’adhésion de 13 personnes, en avance sur le plan de marche fixé en septembre. En outre, le projet a permis d’améliorer plusieurs processus, comme la gestion des invités, afin de leur proposer d’adhérer après les trois visites que nous avions imposées. Et la formation, délaissée à l’Étincelle par manque de créneaux disponibles. Ainsi, deux formateurs ont présenté des approches efficaces pour l’improvisation et la structuration d’un discours.

UN COUP D’ARRÊT : LES GRÉVES DE TRANSPORT DE FIN 2019

Malheureusement, les grèves dans les transports en cette fin d’année ont assombri ce tableau idyllique. De nombreux membres n’ont pu assister aux réunions et y prononcer leurs discours. Les adhésions ont connu un coup d’arrêt. Quand allaient-elles reprendre ? Y aurait-t-il suffisamment de membres pour que le club soit officialisé avant la fin du mois de juin ? Telles étaient les questions qui taraudaient les fondateurs.

La suite ? Dans un prochain article…

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Comment résoudre pacifiquement un conflit ?

Si les conflits sont inévitables, les surmonter sans faire de perdant est possible

La sagesse populaire croit que la santé d’une institution, qu’il s’agisse d’une entreprise, d’un couple ou d’une famille, est inversement proportionnelle au nombre de conflits qui l’agitent. Pour John Gottman, expert en thérapies conjugales, c’est plutôt la proportion élevée de conflits résolus qui est signe de bonne santé.

Prenons l’exemple de notre club Toastmasters. Dernièrement, la question de scinder ou non le club a divisé le bureau. Une partie considérait le club trop grand pour conserver son atmosphère conviviale, tandis que l’autre estimait que la taille lui permettait d’attirer davantage de nouveaux membres.

Comment résoudre un tel conflit sans que l’une des parties n’ait le sentiment de perdre la bataille ? Le psychologue Thomas Gordon, dont nous avons parlé dans un billet précédent a mis au point une méthode, la gestion des conflits “Tous gagnants”.

CHERCHER D’ABORD A ANTICIPER LE CONFLIT

Supposez qu’au bureau, vous êtes la responsable de Julien. Celui-ci rencontre un problème qui va affecter sa performance et, par ricochet, la vôtre. Si Julien résout son problème avant qu’il ne devienne le vôtre, vous éviterez le conflit. Pour cela, l’écoute réflective, une des compétences de l’entretien motivationnel, peut aider Julien à résoudre son problème en le motivant à changer son comportement.

De même, le Message-Je aide à désamorcer un conflit. En exprimant votre besoin à la première personne, vous préemptez le comportement de l’autre partie. Par exemple, “j’ai besoin de calme aujourd’hui pour écrire mon discours” incitera (peut-être) votre fils à jouer moins bruyamment ce matin dans le couloir.

DÉPASSER LES MÉTHODES TRADITIONNELLES

Malheureusement, il faut parfois affronter l’obstacle. Etablir un rapport de forces est la technique utilisée habituellement dans ses deux variantes : l’autoritaire (“Je gagne”/“Vous perdez”) ou laxiste (“Je perds”/“Vous gagnez”). L’une comme l’autre provoque frustration et ressentiment chez le perdant.

Pour sortir d’un conflit “par le haut” en satisfaisant les deux parties, Gordon propose donc l’approche “Tous gagnants”. Elle comporte six étapes.

Tout d’abord, problématiser le conflit. Il s’agit ici de comprendre le point de vue de l’autre, ses préoccupations et ses besoins sous-jacents. Là encore, l’écoute réflective approfondit le problème, tandis que le Message-Je exprime ce problème de votre point de vue sans accuser l’autre, mais sans non plus minorer votre ressenti.

Ensuite, générer les solutions possibles. C’est la phase créative de la méthode. La quantité prévaut sur la qualité. Évaluation, critique et jugement sont provisoirement suspendus. Il est préférable de commencer par les idées de l’autre partie et les approfondir grâce à l’écoute réflective.

Par la suite, évaluer les options. Pour cela, les questions ouvertes ont toute leur place : quels sont les avantages et les inconvénients de cette solution ? Pourquoi pourrait-elle ne pas marcher ? Les reflets permettent d’approfondir le point de vue de l’autre.

Puis décider. La clé est que la décision vienne de l’autre sans qu’on ait à le persuader ou à le pousser vers une solution.

Enfin vient le temps de mettre en œuvre la décision. Il est toujours préférable de parier sur la confiance plutôt que sur les châtiments en cas de non-respect de la décision. Si autrui n’honore pas l’accord, un message-Je est bienvenu pour le rappeler.

Finalement, suivre la mise en œuvre de la décision et évaluer son résultat. A ce titre, il faut toujours rester souple et garder la porte ouverte pour une reprise de la discussion.

LES BÉNÉFICES D’UNE TELLE APPROCHE

Cette méthode permet de prendre des décisions de meilleure qualité car elles sont construites simultanément par les deux parties en conflit. Les solutions sont adaptées aux besoins et non pas toutes faites. Interagir avec l’autre motive chaque partie à trouver la meilleure solution.

Décider devient aussi plus rapide. Enfin, l’approche “Tous gagnants” préserve les bonnes relations avec l’autre partie.

POUR ALLER PLUS LOIN

L’approche de résolution des conflits de Thomas Gordon constitue donc un progrès par rapport aux méthodes traditionnelles basées sur le rapport de force.

Dans un prochain billet, nous étudierons un cas pratique illustrant cette méthode.

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Communication Toastmasters

Comment tenir le rôle du maître du temps sur Zoom?

Dans une réunion Toastmasters, la maîtrise du temps est essentielle pour tous les orateurs. Le chronométreur assure cette fonction qui, avec Zoom, nécessite quelques adaptations

Un orateur efficace doit savoir s’exprimer dans un laps de temps déterminé. Pour cela, les membres d’un club Toastmasters s’appuient sur le chronométreur qui rythme leur prise de parole en faisant respecter une durée spécifique. Le chronométreur est aussi responsable du respect global de l’horaire indiqué dans l’ordre du jour de la réunion. Comment tenir ce rôle sur Zoom ?

Avant la réunion

La durée des discours préparés varie d’un court exposé de deux à trois minutes à un discours beaucoup plus long pouvant atteindre 20 minutes. Par conséquent, il revient au chronométreur de valider, avant le début de la réunion, la durée des discours présentés, par exemple en consultant le programme de la réunion sur EasySpeak. Il est conseillé d’imprimer le programme pour l’avoir sous les yeux en cas de besoin pendant la séance. Ainsi il pourra noter le temps de chacun.

Le chronométreur est aussi un orateur qui sera amené à présenter son rôle en séance. C’est pourquoi il est utile de rédiger une explication des durées avec les formules les plus claires possibles et de se les répéter. Cela permettra de rappeler les règles du chronométrage et le fonctionnement des signaux de couleur, en particulier à l’intention des invités.

De même, il peut aussi télécharger la grille des interventions qui l’aidera dans son rapport en fin de réunion.

Pour une réunion avec Zoom, et si l’ordinateur du chronométreur le permet, il est utile de télécharger les cartons du temps à utiliser comme fond d’écran sur Zoom. A défaut, il faudra utiliser des cartons réels de couleur vert, jaune et rouge.

Juste avant le début de la réunion
  • Se connecter au moins un quart d’heure avant la réunion pour effectuer les réglages.
  • (Si l’ordinateur le permet) Charger les cartons du temps dans Zoom. Pour cela, sur l’écran Zoom, enchaîner les opérations suivantes : Bouton “Arrêter la video” (en bas à gauche, la petite flèche) >Choisir un fond virtuel…>+> aller chercher les cartons vert, jaune et rouge téléchargés avant la réunion
  • Demander au Zoom master d’attribuer les droits de co-animation. De ce fait, le gardien du temps pourra mettre sa vignette en visibilité pour tout le monde, y compris, et surtout, pour l’orateur. En effet, il est souvent difficile de repérer le chronométreur, surtout s’il y a le nombre de participants fait déborder leurs vignettes sur plusieurs écrans
  • Tester le passage des fonds d’écran de couleur: Bouton “Arrêter la video”>Choisir un fond virtuel…> vert/jaune/rouge
  • Tester la mise en vedette de la vidéo : (en mode d’affichage Galerie) balayer sa propre vignette…Menu 3 points…Mettre en vedette. Pour sortir de ce mode, clqiuer sur annuler la video en vedette en haut à gauche
Pendant la réunion
  • Écouter attentivement chaque orateur et envoyer les couleurs de manière appropriée. Quand le temps minimum est atteint, passer l’arrière-plan en vert: Arrêter la video>Choisir un fond virtuel…> vert. Cliquer sur sa vignette (3 points horizontaux)…Mettre la video en vedette quelques secondes seulement, puis l’enlever pour ne pas gêner l’orateur.
  • Renouveler l’opération pour la couleur jaune (temps médian) et rouge (temps maximum)
  • Si le gardien du temps ne peut pas utiliser les fonds d’écran, utiliser des cartons physiques et penser à les GARDER levés jusqu’au passage de la couleur suivante. Sinon l’orateur risque de ne pas les voir.
  • Noter le nom de chaque participant et la durée exacte du discours, y compris pour les improvisateurs.
  • Lorsque l’évaluateur général demande de faire le rapport du temps, expliquer le rôle de chronométreur et annoncer le nom de l’orateur et la durée de son discours.
Pour aller plus loin

Vous trouverez ici une excellente vidéo de Patrice qui décrit le fonctionnement des couleurs sur Zoom.

En conclusion, le chronométreur contribue à rythmer les réunions et à les rendre plus intéressantes. Venez donc juger sur pièce ne nous rendant visite lors d’une de nos prochaines séances.

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Communication Mentorat Toastmasters

Comment accompagner efficacement la création d’un club Toastmasters? (2ème partie)

Dans cet article, nous allons décrire en détail le processus d’accompagnement présenté dans la première partie de ce dossier

L’accompagnement SpeechCraft  pour créer un nouveau club se déroule en plusieurs phases successives.

VEILLER AU NOMBRE ADÉQUAT DE FORMATEURS

Avant de s’engager dans l’accompagnement SpeechCraft, la communauté Toastmasters doit se sentir capable de fournir le service proposé. Pour cela, il faut tout d’abord recruter l’équipe de ceux qui animeront les ateliers de la formation. A minima, deux personnes sont nécessaires pour assister aux 6 séances de formation.

Ce tandem désignera l’un d’eux comme référent de la formation. Les deux personnes peuvent se déclarer comme sponsors du club. Elles recevront ainsi les unités de valeur requises pour l’obtention de degrés Toastmasters. La séance suivante a besoin d’au moins trois autres personnes. En effet, les formateurs tenant la plupart des rôles lors de ces séances, il faut une présence suffisamment nombreuse. Progressivement, ils s’effaceront devant les membres du nouveau club qui prendront progressivement tous les rôles d’une réunion.

Ainsi, lors des séances 3 et 4, une seule personne, en plus des deux permanents, est nécessaire. Les deux dernières séances, 5 et 6, ne demandent la présence que des deux permanents.

CONVAINCRE LES (FUTURS) RESPONSABLES DU CLUB

L’accompagnement SpeechCraft peut être payant. C’est souvent le cas pour les clubs d’entreprise. Il faut donc convaincre les décideurs de La valeur de cette formation. Pour cela, un argumentaire basé sur le billet précédent est un bon point de départ.

Ensuite, un embryon de bureau de club doit exister, car de nombreuses activités sont à réaliser dès le démarrage. Choisir une salle, rédiger les statuts de l’association et ouvrir un compte en banque concernent les clubs de ville. Attirer les invités et programmer les séances sont aussi importantes. Le nombre minimum pour ce bureau est de trois personnes, le nombre idéal étant de 5. Elles doivent rapidement maîtriser la méthode Toastmasters.

ÉLABORER LE PLAN DE LA FORMATION

Une fois le principe de SpeechCraft retenu par le club et l’ébauche du bureau constituée, le référent SpeechCraft peut s’attaquer à l’élaboration du plan détaillé de la formation[1]. En parallèle, il faut (faire) remplir le formulaire « Application to organize », accompagné d’un versement de $125, afin que le club acquière le statut “prospectif”, condition sine qua non pour enregistrer les sponsors.

Le client peut alors être facturé. Seuls les clubs, et non pas les individus, bénéficient des paiements liés à la formation SpeechCraft. C’est la règle Toastmasters. Il ne reste plus qu’à envoyer le support de formation (en français ou en anglais selon la langue pratiquée par le club).

BIEN PRÉPARER LES RÉUNIONS

Le référent prépare l’ordre du jour des premières réunions. Pour les premières séances, la programmation se fera “à la main ” sur un tableau Excel. Lors de la première séance, tous les rôles, sauf celui de chronométreur et des improvisateurs, sont remplis par les formateurs. A la séance suivante, les membres du club tiennent les rôles techniques et prononcent des discours. Les formateurs conservent les rôles d’évaluation et de maître de cérémonie.

Cinq minutes sont consacrées à la fin de chaque séance à préparer la réunion suivante. Tous les rôles sont distribués sur la base du volontariat.

UTILISER EASYSPEAK

Une étape importante de cette phase, une fois que le club a acquis le statut de prospectif et dispose d’un numéro de club, consiste à initialiser ses paramètres sur EasySpeak. Pour cela, il existe des commandes qui permettent de télécharger le profil des membres et les discours qu’ils ont déjà prononcés. Une fois cette opération réalisée, il convient de faire parvenir aux membres leur login ainsi qu’un mode d’emploi sommaire d’EasySpeak. La programmation des réunions s’effectuera ensuite avec EasySpeak plutôt qu’avec l’outil Excel.

Comme pour les réunions d’un club normal, il est utile d’envoyer, quelques jours avant la réunion, les principales instructions pour tenir les rôles avec des renvois sur la documentation, ainsi que la fiche d’évaluation du Briser la Glace (en français ou en anglais) de façon que les orateurs puissent enregistrer leur discours lorsque le club sera officialisé. La première fois, il peut être utile de leur donner le document “Un Toastmaster porte plusieurs casquettes” (en français et en anglais)

ASSURER LE SERVICE APRÈS VENTE

Le coaching du bureau se fait au fil de l’eau, avec une attention particulière portée au VP Formation afin qu’il maîtrise les fonctions nécessaires à la régulation de la programmation.

A la fin de la formation, le club devrait avoir atteint le seuil des 20 membres nécessaires pour être officiellement reconnu par Toastmasters. Il faut alors remplir les formulaires nécessaires pour cela et les envoyer à Toastmasters International. Un mentor du club continue le coaching du club pendant six mois. Ce n’est d’ailleurs pas obligatoirement un membre de l’équipe de formateurs. Il veille à la qualité des séances, en aidant le VP Formation à motiver les membres du club.

POUR ALLER PLUS LOIN

Créer de nouveaux clubs devrait être la mission d’un Toastmaster soucieux de faire profiter le plus grand nombre des bénéfices de la méthode. L’approche que nous avons présentée dans ces deux articles facilite la création de ces nouveaux clubs.

Si vous êtes vous-même intéressé(e) par la création d’un club, venez assister à une de nos réunions pour y rencontrer les membres qui participent à cette aventure. C’est ici.

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Communication Toastmasters

Comment accompagner efficacement la création d’un club Toastmasters? (1ère partie)

L’engouement actuel pour la prise de parole en public rend nécessaire d’accompagner efficacement la naissance de nouveaux clubs Toastmasters

L’éloquence est à la mode. En témoignent les nombreux films et émissions télévisées ou de radio consacrés à la prise de parole en public. Cela se traduit par un afflux de demandes d’adhésions à nos clubs Toastmasters et par la création de nouveaux clubs.

Pour accompagner la création de ces clubs, nous avons développé une approche que nous allons décrire dans cet article et le suivant.

LES DÉFIS D’UN NOUVEAU CLUB

Il y a quelque temps, 150 personnes étaient en attente d’une visite dans notre club l’Etincelle. Et pourtant aucune publicité particulière n’a jamais été faite en dehors du bouche à oreille. D’ailleurs, aux Etats-Unis, le berceau de Toastmasters, il existe un club pour 35.000 habitants en moyenne. Donc, dans un département comme le Val-de-Marne, il devrait y avoir 37 clubs. Or, il n’y en a qu’un seul aujourd’hui, à Créteil.

Le potentiel est donc immense et la question se pose sur la manière d’accompagner efficacement la naissance de nouveaux clubs. Car un nouveau club se doit d’atteindre rapidement le nombre optimal de 30 membres. En effet, ce nombre magique permet d’assurer une présence nombreuse aux réunions. Et que chaque membre présent puisse prendre au moins une fois la parole.

Or, quand un club démarre, ses premiers membres sont, en général, tous débutants et, à de rares exceptions, personne ne connaît bien les subtilités de la méthode Toastmasters. De ce fait, les réunions sont moins productives et attirent moins de nouveaux membres. Cela ralentit la croissance du club. Même la présence d’un ou deux membres expérimentés (« sponsors » dans le jargon Toastmasters) n’est souvent pas suffisante, comme en témoignent les longues années qu’ont mis les nouveaux clubs créés dans la région parisienne pour atteindre la masse critique.

UNE SOLUTION : SPEECHCRAFT

La solution que nous avons mise au point consiste à former à la méthode Toastmasters, en 6 séances, les premiers adhérents d’un club afin qu’ils soient capables, à leur tour, de former de nouveaux membres. Au cours de ces séances, ils apprennent à trouver des idées pour leurs discours, à les structurer, à improviser, à évaluer des orateurs et à utiliser le langage vocal et corporel. Ils apprennent aussi les rudiments de la gestion d’un club Toastmasters, en particulier pour établir le programme des séances. Cette formation est basée sur SpeechCraft, un produit dérivé de Toastmasters.

DES RÉSULTATS PROMETTEURS

Cette approche a été testée pour lancer trois nouveaux clubs d’entreprise, dans deux sociétés d’informatique et une entreprise spécialisée dans l’exploration pétrolière. Les résultats sont très positifs. L’un d’eux a rapidement atteint plus de trente membres et un de ses représentants est devenu, l’année suivante, le meilleur orateur de la région parisienne. Le deuxième, de son côté, avait déjà 23 membres, après trois mois seulement d’existence.

Si le 3ème club n’a pas réussi à décoller, il l’a dû à la faiblesse numérique de son bureau. Un club Toastmasters, en effet, ne fonctionne bien que s’il a un bureau solide avec, par exemple, un VP Formation pour la programmation des réunions, et un VP Relations Publiques qui accueille les invités. Ce club n’avait qu’une seule personne pour faire tout cela, ce qui est très insuffisant. A contrario, les deux autres clubs avaient dès le début 4 et 7 personnes respectivement dans leur bureau.

DE MULTIPLES RETOMBÉES

Les bénéfices de cette approche sont multiples. Tout d’abord, le club qui organise la formation peut faire payer sa prestation. Cette rémunération lui procure des ressources supplémentaires permettant d’améliorer son fonctionnement. De plus, les formateurs, tous membres bénévoles du club, y voient une nouvelle opportunité de pratiquer leurs talents oratoires devant un public différent des séances du club. Ils exercent ainsi des compétences éducatives leur permettant d’approfondir leur expertise. Enfin, l’accompagnement d’un club en formation permet l’obtention d’un certificat de la part de Toastmasters nécessaire pour recevoir le “graal” de DTM.

Pour le club en formation, cette formation permet d’édifier rapidement un environnement d’apprentissage de qualité. Et même si le club n’est pas créé, elle expose au moins une quinzaine de personnes à la méthode Toastmasters, leur permettant de progresser dans leur prise de parole en public pour s’inscrire éventuellement dans un autre club.

Dans le prochain article, nous allons décrire en détail les étapes de cet accompagnement à l’aide de SpeechCraft.

POUR ALLER PLUS LOIN

Vous voulez en savoir plus sur le fonctionnement d’un club Toastmasters? Venez donc assister à une de nos prochaines séances. C’est ici.

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Communication Psychologie Toastmasters

Evaluer sans blesser

Parler à la 1ère personne – avec un « message Je » – est une façon de critiquer sans démotiver

L’évaluation est la clé de voûte de la méthode Toastmasters. Mais, pour être efficace, elle doit apporter une critique constructive à l’orateur. Sans toutefois le blesser car il pourrait alors perdre sa motivation. Ainsi, un des moyens d’y arriver est le message Je.

Qu’est-ce que le message Je ?

“Tu as toujours le défaut de te dandiner quand tu prononces un discours”. Même si ce jugement part d’une bonne intention, celle de faire progresser l’orateur, ce dernier pourrait le ressentir comme une mise en accusation. Car c’est un message Tu, sous la forme “tu devrais” ou “tu ne devrais pas”.

Au contraire, le message Je exprime comment l’émetteur du message (ici l’évaluateur) voit les choses personnellement. Par exemple : “j’ai été perturbé par ton dandinement. Car cela a distrait mon attention et m’a empêché de me concentrer sur le contenu de ce que tu disais. Aussi, à la place, tu pourrais essayer de rester stable sur tes deux pieds”. De ce fait, l’évaluateur décrit comment il ressent le discours, et l’effet qu’il a sur lui, sans porter de jugement sur ce que l’orateur a fait ou n’a pas fait.

Selon le psychologue américain Thomas Gordon, le message Je améliore les relations interpersonnelles. D’après lui, le message Je sert par exemple à décrire le comportement inapproprié d’un enfant sans lui faire de reproche. De ce fait, le message Je est bien plus efficace pour motiver le changement de comportement que le message Tu.

EST-CE que ça marche ?

Afin d’étudier les effets du message Je, les chercheurs en psychologie sociale ont trouvé qu’il suscitait chez le récepteur du message moins d’émotions négatives et davantage de compassion et de coopération que le message Tu. De même, dans les conflits inter-personnels, le message Je signale que l’émetteur est prêt à communiquer son propre point de vue et qu’il est ouvert à la négociation.

D’autre part, les messages Je sont mieux mémorisés et déclenchent une plus grande réactivité émotionnelle. Également, dans les relations de couple, le message Je est associé à une meilleure capacité à résoudre les problèmes et à une plus grande satisfaction des partenaires. A l’inverse, la fréquence des messages Tu est liée à une moindre qualité de la relation.

comment préparer un messages je ?

Le message Je comporte 4 éléments :

  • D’abord une description du comportement problématique, le plus factuellement possible
  • Le ressenti de la personne face à ce comportement
  • Les  conséquences du comportement, en particulier comment il contrarie la satisfaction d’un besoin ou l’atteinte d’un objectif
  • Une proposition sous la forme d’une demande, d’un souhait ou d’un questionnement

Le tableau ci-dessous présente des exemples de message Je dans trois situations différentes :

  Évaluation de discours Relations conjugales Relations parent-enfant
Contexte L’évaluateur fait un retour sur le langage corporel de l’orateur L’un des partenaires est mécontent de faire le ménage Le parent s’inquiète des retards répétés de son enfant
Comportement problématique “Ton déplacement incontrôlé”(“dandinement”) “Je fais tout le ménage de la maison” “Le conseil de classe m’a fait part de tes retards répétés”
Ressenti “J’ai été distrait” “C’est injuste” “Je crains que tu ne sois exclu du lycée”
Conséquences “Cela m’a empêché de me concentrer sur le contenu du discours” “C’est important pour moi l’égalité dans le couple” “Cela va nuire à ta scolarité”
Proposition “Pourquoi ne pas rester stable ?” “Tu devrais m’aider” “Peut-on en parler ?”

 

Les applications du message je

Le message Je est utile chaque fois que l’on veut exprimer une critique ou une insatisfaction sans agressivité. En voici des exemples :

Pour une évaluation Toastmasters, le message Je peut prendre la forme suivante : ce que l’orateur a dit/fait, l’effet que j’ai ressenti, le pourquoi de cet effet et, enfin, une piste d’amélioration.

Au cours d’un échange commercial, par exemple avec le service client d’un fournisseur: “Je commence à perdre patience <ressenti du client>, Je n’aime pas les promesses non tenue <la raison du ressenti>, j’ai besoin de cet appareil en bon état de fonctionnement <conséquence/expression du besoin>”.

Dans le cadre d’un accompagnement d’insertion professionnelle, “Quand nous nous mettons d’accord à la fin d’une séance sur des actions et que, la séance suivante, je constate que ces actions n’ont pas été entreprises < comportement problématique>, je suis triste <le ressenti> parce que je me sens inutile <la conséquence du comportement>.

Le message Je joue également un rôle dans la résolution de conflit afin d’exprimer ses propres intérêts.

Pour aller plus loin

Le message Je permet d’exprimer son point de vue sans blesser. En cela, il est très utile dans les évaluations de discours. De fait, la pratique de l’évaluation permet d’entraîner cette compétence- clé utile dans bien d’autres situations.

Si vous voulez assister à ce type d’évaluation, venez participer à une de nos prochaines réunions. C’est ici.

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Communication Toastmasters

Un chercheur peut-il conquérir son public en moins de 3 minutes ?

La gagnante de “Ma thèse en 180 secondes” nous montre comment

Traitement du syndrome d’apnée obstructive du sommeil par pression positive continue : étude des données de télésurveillance pour comprendre l’impact des modifications du traitement et prédire les évènements aigus. Voilà un sujet de discours qui n’intéresse qu’une poignée d’experts, n’est-ce-pas ?

Pourtant, avec un tel sujet, Alphanie Midelet vient de remporter la finale française du concours « Ma thèse en 180 secondes ». Ce concours permet aux doctorants de présenter leur sujet de recherche à un auditoire profane. Chaque étudiant ou étudiante doit faire, en trois minutes, un exposé clair, concis et convaincant sur son projet de recherche.

Dans ce billet, nous allons évaluer son discours selon la méthode Toastmasters et comprendre comment rendre accessible un sujet compliqué. Comme Alphanie va défendre les couleurs de la France pour la finale internationale à Montréal dans quelques mois, peut-être pourrons-nous lui donner quelques conseils pour s’améliorer et remporter la palme d’or.

guider l’auditeur pas à pas

Le premier défi que relève Alphanie Midelet est d’éviter de perdre son auditeur sur le chemin d’une explication compliquée. Pour cela, elle adopte une structure simple et efficace : un problème à résoudre (comment bien régler l’appareil d’apnée du sommeil), une solution (les algorithmes développés par la chercheuse) et les bénéfices (éviter les crises cardiaques).

Une structure simple prend par la main le public pas à pas. En plus, la jeune femme prend soin de disposer des poteaux indicateurs en chemin pour rappeler la structure.

Enfin, sa conclusion, en 5 secondes, résume le message.

captiver l’attention du public et la soutenir

La chercheuse rend son discours captivant grâce à une combinaison idéale de stylistique, de variété vocale et de gestuelle.

Sur le plan du style, elle file, tout au long de son propos, la métaphore météorologique qui est bien appropriée au sujet de la respiration. Quelques chiffres sur la maladie du sommeil ça et là rendent sa parole plus convaincante.

Elle utilise à merveille la prosodie des mots : par exemple “dormir en respirant, c’est important” en les scandant comme dans une ritournelle. Elle manie la variété vocale, comme quand elle imite l’enfant.

Enfin, elle se sert de ses mains à plusieurs occasions, pour évoquer l’apnée du sommeil et les voies aériennes qui se bouchent et pour évoquer les différentes catégories de patients. Cela lui permet d’enrichir son discours en l’accompagnant sur le plan non verbal.

quelques maladresses aisément rectifiables

Si la conclusion résume bien l’ensemble du discours, elle mériterait cependant d’être un peu moins scolaire et d’ouvrir des perspectives. Pourquoi pas une citation qui reprendrait la métaphore météorologique ?

Son débit de parole est parfois trop rapide. Cela nuit à la compréhension, comme par exemple le passage sur le cœur et son lien avec la respiration. Sans doute pressée par le temps, Alphanie a cherché à placer plus de mots. Au contraire, elle pourrait essayer d’en éliminer quelques-uns pour garder un débit suffisamment lent pour une bonne compréhension.

Enfin, ses mains en feuilles de vigne du début et de la fin ne sont pas des plus seyantes. Il serait préférable de laisser les bras tomber naturellement le long du corps

pour aller plus loin

Finalement, Alphanie démontre qu’un discours n’a pas besoin d’être long pour être clair et que même la science la plus compliquée peut être captivante. Nous lui souhaitons bonne chance pour la suite de la compétition.

En attendant, si vous aussi vous rêvez de raconter votre histoire en séduisant ceux qui vous écoutent, venez assister à l’une de nos réunions. Pour s’inscrire, c’est ici.

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La gestion de soi ou comment devenir prix Nobel de littérature

La gestion de soi est une méthode simple utilisée par nombre d’écrivains pour soutenir leur motivation

Dans sa propriété de Key West, à la tombée du jour, l’écrivain inscrit le nombre de mots écrits dans la journée sur le graphique épinglé sous la tête de la gazelle ramenée d’Afrique. Les veilles de sortie en mer, il écrit davantage pour se sentir moins coupable de la journée passée loin de sa table de travail.

Ce maniaque n’est autre qu’Ernest Hemingway, prix Nobel de littérature et auteur prolifique. Il illustre la gestion de soi, cette capacité à contrôler son activité, ici l’écriture, pour atteindre l’objectif que l’on s’est fixé. La gestion de soi est particulièrement utile à l’écrivain dont la motivation est mise à rude épreuve, en particulier par les inévitables lettres de rejet des éditeurs qu’il reçoit au cours de sa carrière.

La gestion de soi repose sur trois piliers : objectif, observation et évaluation.

SE FIXER UN OBJECTIF AMBITIEUX

Comment savoir qu’on est arrivé si l’on n’a pas d’adresse ? Ainsi que les psychologues l’ont démontré, il y a longtemps déjà, il faut fixer un but à ses actions. En particulier, ils ont remarqué que plus l’objectif était audacieux, plus forte la motivation, plus grand l’effort déployé et, in fine, meilleur le résultat.

Pour cela, un but doit avoir trois caractéristiques : être très spécifique, ambitieux et borné par une échéance. Ainsi, l’auteur américain de best-sellers Irving Wallace se fixait un nombre hebdomadaire de pages à produire, proportionné au temps qu’il consacrait à l’écriture.

SAVOIR S’OBSERVER

Observer le comportement que l’on souhaite améliorer fournit l’information utile au progrès. Quels sont les obstacles qui s’opposent au but qu’on s’est fixé ? Dans quelles circonstances est-on plus ou moins performant ? En outre, observer permet de constater le succès des stratégies déployées et l’évolution vers le but. C’est ce que faisait Hemingway avec ses relevés quotidiens.

ÉVALUER DE MANIÈRE CONSTRUCTIVE

Évaluer, c’est critiquer son comportement de manière constructive et bienveillante. C’est se donner des conseils en vue de s’améliorer, souvent par petites touches. Hemingway avait remarqué en s’observant qu’il perdait du temps en reprenant le travail de la veille. Il eut l’idée de s’arrêter au milieu d’une phrase pour reprendre le lendemain sans retard à partir de cette phrase.

Pour ma part, quand j’écris un discours, j’ai pris l’habitude d’établir un plan détaillé. J’ai remarqué que cela libérait mon esprit en phase de rédaction.

Le cas échéant, l’évaluation permet d’adapter l’objectif s’il s’avère irréaliste ou de s’en fixer un plus ambitieux s’il est vite atteint.

POUR ALLER PLUS LOIN

Objectif, observation et évaluation, ce sont aussi les piliers de la méthode Toastmasters qui permet à nos membres de ne plus appréhender les prises de paroles en public. Intéressés ? Venez donc assister à l’une de nos soirées conviviales. C’est ici.

 

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