Dans ce deuxième article, nous nous concentrons sur le rôle spécifique de l’organisateur du concours et des présidents de concours et de jury
L’article précédent a présenté les différentes pièces de ce puzzle qu’est l’organisation d’un concours de discours. Dans ce billet, nous proposons un calendrier des choses à faire avant le concours proprement dit. Nous y incluons des modèles d’e-mails à envoyer aux différentes parties prenantes.
Calendrier des taches de l’organisateur du CONCOURS
Au moins six semaines avant le concours
- Ouvrez la page EasySpeak du concours. En principe, il existe un modèle que vous pouvez réutiliser. (voir l’exemple ici).
- Demandez à votre président de club d’informer les adhérents de la date du concours et de leur demander de participer comme juge ou aide. Un modèle (en anglais) se trouve ici.
- Demandez-lui aussi de mentionner le concours lors de la clôture de chaque réunion jusqu’au concours.
- Configurez ce document pour suivre les candidats, les aidants et les juges.
Il n’y a pas de limite au nombre de concurrents dans une compétition, mais vous devez tenir compte de la durée de la réunion et équilibrer le nombre de concurrents avec celui des membres du club remplissant les autres rôles nécessaires.
Quatre semaines avant le concours
- Si le concours est au niveau du secteur ou au-delà, vous devez disposer de la « notification des 3 gagnants » de chaque concours.de niveau inférieur.
- Assurez-vous que tous les concurrents sont bien éligibles (cotisations à jour, pas dirigeant du district, ne pas concourir dans 2 clubs différents et autres conditions d’éligibilité exigées par Toastmasters International).
- Adressez au président du jury le nom des candidats et leur club d’appartenance afin qu’il sélectionne les membres du jury dans le respect des directives de Toastmasters International : pas de juge issu du club d’appartenance d’un des concurrents.
Deux semaines avant le concours
- Envoyez un courriel au président du concours pour l’informer de son rôle. Un modèle de courriel (en anglais) se trouve ici.
Une semaine avant le concours
- Envoyez un courriel au président de jury selon le modèle (en anglais) ici.
- Si vous organisez un concours d’évaluation, contactez l’orateur du discours-cible pour qu’il vous donne le nom de son discours.
Le week-end avant le concours
- Imprimez les documents du concours. Assurez-vous qu’ils soient organisés de manière à ce que les personnes qui en ont besoin puissent y accéder facilement.
- Assurez-vous que le président du concours est à l’aise avec le rôle et répondez à toutes ses questions.
Le jour du concours
- Arrivez tôt.
- Donnez au président de concours les documents dont il a besoin.
- Donnez au président du jury les documents dont il a besoin.
- Remplissez tous les certificats de participation.
- Prenez des photos lorsque les certificats sont distribués.
- Amusez-vous!
Après le concours
- Transmettez la liste des 3 gagnants au responsable de l’échelon suivant (directeur de secteur, de division ou de district). Gardez une trace du classement complet des concurrents au-delà des trois premiers. En effet, au cas où un concurrent n’est pas en mesure de participer au tour suivant, le candidat classé après lui est admis à participer au concours pour représenter le club à sa place.
Calendrier des taches du président de CONCOURS
Deux semaines avant le concours
- Envoyez un courriel aux participants du concours avec les informations nécessaires. Demandez-leur de remplir le certificat d’originalité et la fiche d’informations biographiques. Chaque concours a un modèle de courriel différent (en anglais).
- (Cas des concours de secteur et au-delà) En cas de désistement d’un des concurrents, faites appel au candidat suivant sur la liste des vainqueurs du tour précédent.
Pendant le concours
- Briefez les concurrents et procédez au tirage de l’ordre de passage. Vous pouvez éventuellement fournir ce briefing à distance.
- Demandez aux concurrents s’ils ont besoin de matériel ou d’une installation particulière pour concourir.
- Demandez aux 2 chronométreurs d’être visibles de tous les concurrents.
- Déclarez l’ouverture du concours. A ce moment, plus aucun concurrent retardataire n’est admis.
- En cas de problème ou de dysfonctionnement le concurrent dispose de 30 secondes supplémentaires.
- Annoncez l’ordre de passage des divers concurrents.
- Pour les concours d’improvisation et d’évaluation : tous les concurrents sauf le premier à passer sortent de la salle, escortés par l’huissier.
- Pour les concours de discours et d’improvisations : présentez le concurrent : prénom et nom (applaudissements), titre du discours/sujet d’improvisation, titre du discours/sujet d’improvisation, prénom et nom du concurrent.
- Pour les concours d’évaluation : présentez le concurrent : prénom et nom (applaudissements), prénom et nom du concurrent.
- A la fin de chaque discours, demandez une minute de silence pour les juges.
- A la fin du concours, accordez 2 minutes de silence voire plus, afin que les juges calculent leurs totaux.
- Dès que le président du jury et 2 à 3 assesseurs se seront retirés, convoquez les concurrents et procédez à leur interview. Si l’un des concurrents participe à un autre concours, vous devrez attendre la conclusion des autres concours avant de procéder à son interview.
- Recevez d’éventuelles contestations. Seuls les concurrents et les juges peuvent en soumettre, soit au président du concours, soit au président du jury du concours.
- Récupérez la feuille de « notification de gagnant ». Une fois que les gagnants ont été ainsi déclarés, toutes les décisions sont finales.
Calendrier des taches du président de JURY
Quatre semaines avant le concours
- S’il vous manque encore des volontaires pour les rôles d’aidant, contactez directement les participants à la réunion ou d’autres Toastmasters que vous connaissez dans les clubs de votre voisinage.
Deux semaines avant le concours
- Pour les concours qui en ont besoin (évaluations et improvisations), envoyez un courriel à l’huissier pour l’informer de son rôle. Le modèle (en anglais) se trouve ici.
- Envoyez un courriel aux chronométreurs pour les informer de leur rôle. Le modèle (en anglais) se trouve ici.
- Envoyez un courriel aux scrutateurs pour les informer de leur rôle. Le modèle (en anglais) se trouve ici.
Une semaine avant le concours
- Envoyez un courriel aux juges (et à l’orateur qui prononcera le discours-cible du concours d’évaluation) pour confirmer leur présence. Le modèle (en anglais) se trouve ici. Dans ce courriel, demandez-leur de remplir le certificat d’éligibilité de juge et incluez-y le briefing des juges.
Pendant le concours
- Recevez de l’organisateur du concours les documents nécessaires à votre équipe et distribuez-les.
- (Une fois que les scrutateurs ont ramassé les bulletins de vote) ramassez le bulletin de vote du juge des ex-aequos, ainsi que la feuille de temps. Quittez la salle avec les scrutateurs. Remplissez le formulaire de dépouillement des scrutateurs en éliminant, le cas échéant, les candidats qui ont dépassé leur temps.
- Remplissez la feuille de notification des gagnants et remettez-là au président de concours.
L’organisation des concours n’a maintenant plus de secret pour vous. Dans le dernier article, nous donnerons la liste des documents nécessaires pour les différents intervenants.
L’article Comment organiser un concours Toastmasters (partie 2)? est apparu en premier sur Façons de parler.