L’Evaluateur Général est le pilier principal d’une réunion
Au cours d’une réunion, l’Évaluateur Général est le membre qui évalue tout ce qui a lieu dans celle-ci. Aussi ce rôle constitue une excellente occasion de pratiquer l’esprit critique, l’organisation et la promotion de l’esprit d’équipe.
L’Évaluateur Général est sous la responsabilité du Président de soirée (lien vers ce rôle). Lui-même est responsable de l’équipe d’évaluation. Celle-ci comprend le chronométreur, le grammairien, le compteur d’hésitations, les évaluateurs de discours et l’évaluateur des improvisations.
Avant la réunion
La page EasySpeak de la réunion permet de vérifier si tous les rôles de l’équipe d’évaluation sont remplis. Validez avec le Président de soirée le programme de la réunion et tout changement par rapport au déroulement habituel.
Communiquez à tous les évaluateurs quels sont les orateurs qu’ils évalueront ainsi que le format d’évaluation requis pour chaque membre en particulier. De même, encouragez-les à se préparer à leur rôle en contactant les orateurs pour discuter des exigences d’évaluation particulières. Lorsque vous communiquez avec les évaluateurs, soulignez l’importance des évaluations positives, encourageantes et sincères. De fait, leur objectif en tant qu’évaluateurs est d’aider les autres membres à améliorer leurs compétences. Enfin, communiquez avec les autres membres de l’équipe d’évaluation pour leur rappeler leurs tâches. Pour cela, vous pouvez leur faire parvenir un message comme celui-ci. NOTE: pour envoyer un mail par EasySpeak, l’application de programmation des séances, consulter ce tutoriel.
A l’intention des invités de la réunion, préparez un bref discours sur l’objectif, les techniques et les avantages d’une évaluation.
Juste avant la réunion
Saluez tous les évaluateurs. Si l’un d’entre eux est absent, entendez-vous avec le vice-président à la formation pour choisir un remplaçant.
Assurez-vous que chaque évaluateur possède tout le matériel dont il a besoin pour effectuer l’évaluation des membres qui prennent la parole. En particulier, il doit disposer de la feuille d’évaluation du discours. En même temps, vérifiez que l’évaluateur comprend les critères du discours et qu’il est à l’aise pour occuper cette fonction.
Vérifiez la durée impartie à chaque orateur et indiquez-la au chronométreur.
Pendant la réunion
Prenez note de tout ce qui se passe, y compris tout ce qui ne fonctionne pas bien. Soyez également attentif aux distractions inutiles qui auraient pu être évitées. Surveillez le temps de l’évaluation et si la réunion et chacune de ses sections ont commencé et fini à temps.
Concentrez-vous sur les orateurs qui n’ont pas d’évaluateur assigné. Évaluez chacun d’eux. Recherchez de bons exemples de préparation et d’organisation. Même si les membres qui présentent un discours ont des évaluateurs qui leur sont assignés, vous êtes libre d’ajouter des commentaires si vous le souhaitez.
Juste après la pause, asseyez-vous près du pupitre pour faciliter les allers-retours fréquents afin de donner la parole aux membres de l’équipe d’évaluation.
Lorsque c’est votre tour, allez au pupitre et présentez chaque évaluateur de discours et chaque rôle technique. Ensuite, remerciez chacun d’entre eux pour ses efforts.
Donnez votre évaluation générale en fonction des notes que vous avez prises au cours de la réunion. Formulez votre évaluation de manière à soutenir et encourager les membres du club tout en identifiant les domaines à améliorer. En tant qu’évaluateur général de la réunion, faites des commentaires sur les évaluations de chaque discours. N’oubliez pas de noter les cas où les évaluations ont suivi les critères définis et ont permis de faire des remarques spécifiques.
À la fin de la section Évaluation de la réunion, vous repassez le contrôle au Président de soirée.
Pour aller plus loin
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Venez donc nous rendre visite lors d’une prochaine réunion pour constater les bénéfices de la méthode de nos deux clubs Toastmasters, l’Etincelle et SCINTILLE !.
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